Les outils de la gestion du temps

Résumé du document

Si on vous apporte un travail à la dernière minute en vous disant que « c'est urgent », commencez par vous faire préciser le délai : « c'est pour quand et pour quoi ? ». Dans la plupart des cas, cette simple question suffit pour faire prendre conscience à votre interlocuteur que le travail demandé peut attendre quelques heures, voire quelques jours. Si le degré d'urgence est évident, mais que votre plan de travail apporte la preuve ...

Extraits

[...] Maintenant il faut répartir ce tri dans d'autres outils aide-mémoire L'agenda papier L'agenda est l'outil majeur pour la gestion du temps. Il faut donc y noter uniquement les éléments suivants : pour les rendez-vous et réunions : - nom de la personne, - durée (heure début/heure de fin estimée), - lieu (en interne ou adresse extérieure avec téléphone). Si vous fixez vous-même le RV, attention de prendre en compte - les temps de déplacements, - les éventuels encombrements, - les temps de pose nécessaires Ayez toujours un coup d'œil sur les semaines à venir pour : - anticiper, prévoir et organiser une action à plus long terme. [...]

[...] *Attention : cette dernière recommandation est soumise à la règle de confidentialité, en fonction du contenu de votre échéancier, et des personnes qui peuvent y avoir accès. Plannings et tableaux de bord hebdomadaire, mensuel, annuel pour les opérations ou pour les personnes Établi en tableau il permet d'avoir une vue d'ensemble et de déceler les incohérences, les problèmes, les incompatibilités. C'est un outil indispensable pour anticiper les événements. Exemples : Les déplacements hebdomadaires de l'équipe pour savoir quand et où ils sont. Les vacances pour savoir quand ils sont absents, si quelqu'un est présent à tout moment. [...]

[...] Les outils de la gestion du temps Le principe d'Eisenhower La journée de travail se compose souvent d'une multitude de tâches. Connaître avec précision les priorités, se donner les moyens d'une vue d'ensembles des tâches et du découpage de la journée pour les accomplir, telles sont les fonctions du principe d'Eisenhower. Le général Eisenhower, ancien président des USA, était commandant suprême des forces alliées en Europe durant la Seconde Guerre mondiale. Chargé de la planification, de l'organisation et de l'exécution du débarquement et de la reconquête de la Normandie, il avait adopté le principe suivant pour alléger sa charge de travail. [...]

[...] Ceci sera le rôle de l'échéancier. L'échéancier C'est un trieur format 21 x 29,7 à 31 intercalaires, qui correspondent aux 31 jours d'un mois. À quoi sert-il ? Il sert à garder trace de toutes les tâches qui sont à exécuter, en les positionnant dans le temps, et à réfléchir aux délais nécessaires à leur réalisation. En général on a une corbeille, ou une chemise à faire dans laquelle on entasse tous les documents pour lesquels on doit engager une action à plus ou moins brève échéance. [...]

[...] Il vous rappelle les priorités de la journée. Ne comptez absolument pas sur votre mémoire. Votre métier est fait d'une multitude de petits détails, dont tous ne peuvent être mémorisés durablement. Notez tout ! N'hésitez donc pas à tout noter ou à glisser le document correspondant à une action dans l'échéancier, même si c'est pour demain. Et si vous n'êtes pas là Vos collègues trouveront dans votre échéancier, à la date du jour, tous les éléments pour continuer sans vous Faites connaître votre échéancier* Informer votre entourage de son existence, et de son fonctionnement. [...]