Les réunions de travail

Résumé du document

En situation professionnelle, les occasions de se réunir sont nombreuses, pour permettre l'échange d'informations, la prise de décisions, la résolution de conflits, la recherche d'idées nouvelles, la coordination des actions, l'élaboration de stratégies, etc.

Extraits

[...] LES OBJECTIFS SI LA SITUATION OU LE PROBLÈME QUI SE POSE NÉCESSITE UNE RÉUNION, ENCORE FAUT-IL SAVOIR CE QUE L'ON ATTEND DE LA RÉUNION. EN EFFET, EN NE SACHANT OÙ ALLER, IL EST PARFOIS DIFFICILE D'Y ARRIVER ! Un objectif de réunion se définit comme étant le but à atteindre, le type de résultat à obtenir. Correctement rédigé, un objectif de réunion comportera au moins un verbe d'action et un substantif. Ce dernier, pris seul, constitue l'objet de la réunion. [...]

[...] Le tableau suivant est adapté des travaux de LIPPITT et WHITE et s'inspire des travaux de Pierre LEBEL ( "l'animation des réunions" - éd. d'organisation) GESTION DES CAS DIFFICILES Ce chapitre répond sous forme de liste de conseils aux interrogations les plus fréquentes des animateurs de réunion, lorsqu'ils redoutent d'être confrontés à des situations difficiles, du fait du comportement de certains participants. "Que faire face à un querelleur, un bavard, un agressif, ? " Cette question omniprésente met en évidence l'une des appréhensions dominantes des animateurs : l'aspect relationnel de la réunion. [...]

[...] REGULATION : SAVOIR ETRE : l'animateur est attentif au climat de travail, il doit être "psychologue" pour détecter et résoudre les tensions nuisibles au travail du groupe. D'une façon générale, les individus aspirent à la sérénité (voir motivation des participants). Il ne faut pas chercher à aplanir tout conflit ou à résoudre toute tension. L'animateur ne doit pas se transformer en anesthésiste, mais il doit être capable de faire la différence entre un conflit stérile et une réelle opposition portant sur l'objet même de la réunion. [...]

[...] Bien souvent, cet aspect très concret est négligé ou laissé aux soins d'une tierce personne, comme s'il s'agissait d'une tâche subalterne. Pourtant, quelques précautions et un peu de bon sens ne seront pas de trop pour assurer aux participants de bonnes conditions de travail. Nous considérerons successivement la dimension de la salle, sa localisation, la disposition du mobilier et le matériel nécessaire au travail en groupe DIMENSION DE LA SALLE UNE SALLE DE RÉUNION NE DEVRAIT PAS ÊTRE UN LIEU ANONYME OU SE TIENNENT INDIFFÉREMMENT TOUTES LES RÉUNIONS DU SERVICE. [...]

[...] La "salle de conférences" peut parfaitement convenir. L'essentiel est que tous les participants voient et entendent l'animateur Réunions de consultation et de décision Pour ces catégories de réunions, les échanges entre participants et avec l'animateur sont recherchés et favorisés par une disposition des participants qui permette à l'animateur d'être vu par tous et de communiquer avec chacun et aux participants de voir les différents tableaux et les autres personnes présentes. Cette disposition ne doit pas créer d'angle mort préjudiciable à la communication. [...]