La conduite de réunions

Résumé du document

Ce document vous aidera dans la conduite de vos réunions. Vous y trouverez les différents types de réunions, le matériel approprié pour chaque réunion (allant de la salle à la manière de placer les participants), des conseils pour l'utilisation du matériel, le rôle des différents acteurs (l'animateur, le secrétaire, le participant, le maître du temps), les différents fonctions de l'animateur. Vous trouverez également les 7 étapes d'une réunion réussie.

Extraits

[...] Veiller a ce que l'on reste sur le sujet. Résumer clairement et objectivement Indiquer points d'accord et de désaccord. Utiliser les aides visuelles, rétroprojecteur, tableaux . Niveau d'attention permanent. Contrôler ses gestes et paroles. [...]

[...] Faire conclure le groupe. UNE REUNION COMMENT ENONCER VOS OBJECTIFS Un bon objectif doit être exprimé en résultat - OBSERVABLE ET MESURABLE - CONCRET ET PRECIS - NI TROP FACILE - NI TROP DIFFICILE Il doit être accompagné d'un critère d'évaluation Exemple d'objectifs : LES PARTICIPANTS DOIVENT ÊTRE CAPABLES DE REMPLIR SEUL LE NOUVEL IMPRIMÉ “DEMANDE D'APPROVISIONNEMENT” (L'évaluation peut se faire par un exercice pratique en fin de présentation) Vous n'atteignez vos objectifs qu'à travers les participants, vous devez connaître et prendre en compte leurs motivations. [...]

[...] DISPOSITION DE LA SALLE EN FONCTION DU TYPE DE REUNION CONSEILS PRATIQUES POUR L‘UTILISATION DU RETRO-PROJECTEUR Le transparent doit servir d'appui à un exposé Sur un transparent : des mots des informations condensées mais pas de roman fleuve Une seule information à la fois Ne montrez pas un point de l'image sur un écran, mais sur le rétroprojecteur vous restez aussi face à votre auditoire. N'allumez pas le rétroprojecteur si aucun transparent n'est en place Eteignez le rétroprojecteur quand vous n'avez plus besoin de l'image Montez vos transparents sur des cadres et numérotez-les Prévoyez un équilibre judicieux entre l'utilisation des transparents et les commentaires verbaux. Répétez votre présentation à l'aide de vos transparents. [...]

[...] LES DIFFERENTS TYPES DE REUNIONS Réunion d'information Le but de cette réunion est moins de discuter d'un problème que de communiquer des informations. Dans ce cas, le choix de la salle ne privilégiera pas l'optique du développement des relations interpersonnelles, mais plutôt la possibilité d'informer dans de bonnes conditions le maximum de personnes en une seule fois. Dans cette optique, la disposition de la salle de classe traditionnelle n'est pas à écarter, elle allie l'avantage de pouvoir réunir un nombre important de participants à celui de concentrer l'attention sur l'animateur. [...]

[...] Dans ce type de disposition, le pouvoir est donné à l'animateur, l'information est descendante, les échanges difficiles, mais le public peut être nombreux. Réunion d'échanges Ce type de réunion plus rare mais extrêmement créatif; la réunion d'échanges met en oeuvre les aspects les p1us actifs de la recherche de groupe. La disposition vise à promouvoir l'implication maximale de chacun des participants et l'animateur doit accepter que son rôle se limite à la reformulation, jusqu'à devenir aussi peu actif que possible. [...]