La gestion électronique des documents : quelle efficacité ?

Résumé du document

En vingt ans, le travail sur écran est devenu la norme au bureau. Et pourtant, jamais les banques n'ont autant eu à gérer autant de papier. Documents clients, conventions, courriers, chèques… se forment au rythme de mille à dix mille documents par jour. Le paradoxe est frappant. Le document papier est devenu le talon d'Achille du système d'information. Un maillon faible qui doit être « dématérialisé » c'est-à-dire dissocié de son support physique, afin de gagner en efficacité de traitement et de consultation.

Face aux problématiques propres au secteur bancaire, telles que la lecture automatique des contrats de souscription aux produits financiers, le traitement des effets de commerce ou la dématérialisation des cartons d'ouverture de compte, les banques investissent aujourd'hui dans un nouveau système qu'est La Gestion Electronique des Documents (GED).

Cette utilisation est-elle réellement efficace pour ce secteur ? Pour répondre à une telle interrogation, nous étudierons successivement le cas des trois banques qui ont utilisé ce système : Crédit Agricole, Crédit Lyonnais et Cortal « banque des épargnants ». On décrira d'abord l'application de la GED dans ce secteur, puis ses impacts et enfin la stratégie de ces banques mettant en œuvre ce système.

Extraits

[...] Suivi en temps réel de la gestion des clients. Editeur : Tower Technologie. Coût : non communiqué. Phase de déploiement : 16 mois/homme de travail. II-3-3 : Les impacts de la GED Suppression du papier. Amélioration de la productivité. Traitement de plus de 300 ouvertures de compte par jour. Pas de stockage, archivage ou circulation des dossiers clients. Réponse aux demandes des clients est devenue immédiate sans consulter les archives. Circulation et communication facile des informations. Accès à l'information par tous les services de la banque. [...]

[...] II-2 : Crédit Agricole II-2-1 : Présentation de la banque Premier groupe bancaire français, son chiffre d'affaires figure au premier rang des banques mondiales par l'importance de ses fonds propres caisses locales et 35000 administrateurs assurent un rôle essentiel dans l'encrage local et la relation de proximité avec les clients. II-2-2 : Description de système d'information Technologie du système : solution Eistream sur un serveur d'application Websphere (dossier client électronique) : Centralisation de l'ensemble des documents clients. Mise à disposition des documents. [...]

[...] Acquérir une meilleure connaissance des clients et de leurs besoins. Stratégie de coordination : meilleure organisation au sein de la banque : communication facile et rapide de l'information entre les niveaux (horizontal et vertical) de la banque. II-3-5 : Niveaux de reconfiguration On constate deux niveaux de reconfiguration : Exploitation locale : dans la mesure où Cortal a mis en place un nouveau système de gestion des documents clients (relevé de compte, courrier afin que toutes les informations puissent être répertoriées, stockées et consultées par l'ensemble des services. [...]

[...] une simplification de la recherche de documents. l'élimination des risques de perte des documents. une plus grande fluidité dans la circulation de l'information. la sécurisation du transfert des documents aux destinataires. la réduction des coûts de tri, indexation et saisie. mise à jour en temps réel du dossier client grâce à la numérisation du courrier dès sa réception. Pour conclure, on peut dire que les banques vivent dans un environnement, donc la GED est devenue indispensable pour communiquer avec ses clients et les autres organismes financiers. [...]

[...] La gestion électronique des documents INTRODUCTION E n vingt ans, le travail sur écran est devenu la norme au bureau. Et pourtant, jamais les banques n'ont autant eu à gérer autant de papier. Documents clients, conventions, courriers, chèques se forment au rythme de mille à dix mille documents par jour. Le paradoxe est frappant. Le document papier est devenu le talon d'Achille du système d'information. Un maillon faible qui doit être dématérialisé c'est-à-dire dissocié de son support physique, afin de gagner en efficacité de traitement et de consultation. [...]