L'évolution de la fonction d'assistant manager

Résumé du document

Une approche globale de la profession d'assistant manager s'avère un exercice difficile car sous ce vocable se retrouve une profession aux frontières mal définies, recouvrant des intitulés divers et variables en fonction des professions dans laquelle elle s'exerce, de la nature, de l'importance du secteur d'activité et des entreprises. La fonction s'est souvent diversifiée et enrichie ; on rencontre ainsi de plus en plus d'assistants dont le rôle est celui d'un pivot entre le manager et ses interlocuteurs. Document de 1600 mots.

Extraits

[...] On peut donc constater que la fonction assistant manager ne va pas disparaître. Les managers ne peuvent pas tout faire par eux-mêmes, ils ne peuvent pas prendre leurs rendez-vous, ils ne sont pas toujours présents dans leurs bureaux, ils voyagent, ont des déjeuners d'affaires ; il vaut donc mieux qu'il y ait quelqu'un qui soit là pour répondre à leur place. Les compétences et les qualités essentielles La capacité d'organisation est une dimension essentielle de ce métier, qui va de la prise en charge de tâches de secrétariat courant à l'adoption de dispositions provisoires en l'absence des cadres. [...]

[...] Les technologies nouvelles La fonction de secrétaire remonte aux temps des pharaons. A cette époque, on trouvait déjà des secrétaires : ce sont des scribes instruits et qui savent écrire. Au 19ième siècle ce métier était souvent exercé par des hommes. Un certain nombre de grands personnages qui ont marqué l'histoire, ne savait souvent ni lire ni écrire. Le secrétaire était donc l'homme de confiance érudit qui était selon la définition du petit Robert attaché à une personne de haut rang pour rédiger et transcrire des lettres et des dépêches officielles. [...]

[...] Ils doivent également être prêts à passer d'un dossier à un autre en quelques secondes ou même d'en traiter plusieurs en même temps ! Aimable Etant en collaboration étroite avec son manager et entretenant des relations privilégiées avec les autres directeurs, ils doivent faire preuve de diplomatie. La connaissance et la maîtrise de plusieurs langues étrangères sera une exigence forte des futures embauches. Sur le plan de la formation, le BAC+3 semble être la porte d'entrée quasi obligatoire. La connaissance de la fiscalité ou de la comptabilité sera également appréciée ainsi qu'un bon niveau de culture général. [...]

[...] Le sens de l'organisation Les assistants managers passent leur temps à gérer deux emplois du temps : le sien et celui de son manager. Il doit savoir hiérarchiser les missions et définir ce qui est urgent ; organiser des plannings et transmettre de l'information dans des contraintes de temps. Il doit donc, non seulement être organisé, mais avoir une bonne résistance au stress. La discrétion Ils sont régulièrement amenés à prendre connaissance d'informations sensibles et ils ont également connaissance des dossiers confidentiels dont contenus doivent maîtriser. [...]

[...] Dès lors, l'assistant manager devient un métier de collaboration, de conseil. Le commercial On demande de plus en plus à un assistant manager d'être un vecteur commercial, de savoir répondre au téléphone, prendre des rendez-vous, recevoir et orienter l'appel d'un client, d'être en un mot un élément de l'image de l'entreprise. Ils deviennent donc de véritables vitrines de l'entreprise puisqu'ils sont souvent l'une des premières personnes que l'on a en ligne. Le relationnel L'assistant manager devra de plus en plus être un relais de l'information tant interne qu'externe. [...]