L'animation des réunions

Résumé du document

De façon générale une réunion est le fait de rassembler des gens, des groupes de personnes. Dans le cadre du travail une réunion peut être définie comme un regroupement pour discuter des objectifs communs et des moyens d'y parvenir. Ce qui est important ici est le fait de se rassembler. La présence d'un animateur est primordiale, qu'il s'agisse d'une personne désignée, de plusieurs personnes à tour de rôle ou bien d'un leader naturel. Son rôle étant de veiller au respect du temps imparti et des objectifs tout au long de la réunion. Il existe différents types de réunions. La réunion de décision, qui a pour objectif de collecter l'ensemble des points de vue, sélectionner les meilleures alternatives, prendre une décision en groupe. Il s'agit de prendre une décision en commun. La réunion d'information a pour objectif d'échanger des informations, les propager, créer un environnement de travail participatif, confronter les points de vue.

Il s'agit pour chacun des participants de se faire une idée du sujet en question, de l'information. La réunion de présentation, peut avoir des buts multiples, d'informer, de présenter un produit, présenter des travaux, une organisation, fidéliser… Elle peut avoir un but de présentation ou de commercialisation. Sa finalité peut être d'enseigner dans le cadre de formation, ou de faire adhérer à la politique de l'entreprise par exemple (réunion d'intégration). Aujourd'hui avec l'internationalisation des entreprises les réunions ne se font plus forcement en face à face, on peut avoir recourt à la téléconférence, par exemple, ou bien la vidéoconférence. Le choix entre les différents types de réunions dépendra du sujet traité, du but recherché, des objectifs. La définition de ces objectifs est l'élément prépondérant, le point de départ. En effet, ils doivent être réels, c'est-à-dire nécessiter une réunion si ce n'est pas le cas le mail ou l'affichage suffiront.Quel que soit le style choisi, l'animateur devra gérer les contacts entre les personnes ainsi que l'aspect matériel c'est-à-dire le contenu de la réunion. Il a la responsabilité du bon déroulement et de la satisfaction des objectifs. Mais comment y parvenir ? Comment mettre en place et assurer un déroulement efficace de la réunion ? Surtout comment s'assurer que les objectifs sont atteints ?

Extraits

[...] o une fonction concrète : l'animateur doit dire l'essentiel tout de suite. L'animateur doit synchroniser l'assistance en créant une relation et procéder à son introduction avec une accroche, un échange et un contact. Un lancement réussi est : o Rapide : l'animateur doit rappeler les règles du jeu et l'objectif de la réunion pratiquement tout de suite après s'être présenté. o Clair : l'animateur doit clarifier avec des mots simples l'objectif et la contribution de chacun. o Structuré : l'animateur doit annoncer dans cet ordre : le thème, l'objectif et la contribution attendue de chacun des participants. [...]

[...] La finalité sera de trouver le meilleur moyen de les faire adhérer aux objectifs. En clair, il s'agit de cerner leurs motivations, leurs ambitions, espoirs, craintes, style, habitudes, culture, connaissance du domaine, leurs a priori, leurs objections, qu'est- ce qui les rassemble ? Qu'est-ce qui les sépare ? Ensuite il faut définir ce que l'on veut que les participants pensent c'est- à-dire ce que l'on veut qu'ils voient, qu'ils entendent, qu'ils ressentent, qu'ils croient. Cela revient à se demander Quoi? [...]

[...] o Le deuxième tour. Chacun donne un écho à ce qu'il vient d'entendre. Une fois le deuxième tour de passer, une nouvelle définition est donnée. o Le brainstorming Cette méthode permet de chercher ensemble et profiter de la dynamique créative du groupe Cette technique permet de recueillir de façon spontanée une production quantitativement riche d'idées, de propositions. Il est utilisé pour recueillir des idées quand on se situe dans une phase d'exploration : o recherche d'un sujet à traiter o recherche des causes d'un problème o recherche d'une solution . [...]

[...] Comment va se dérouler ma présentation? Quelles informations vais-je mettre dans l'ordre du jour? Quel support vais-je choisir pour l'ordre du jour ? . Annexe 2 Test de vulnérabilité au stress de L D MILLER et AD SMITH deux psychologues de l'université de Boston medical center. Il faut bien lire les questions, réfléchir sur son comportement et répondre en fonction de l'échelle suivante : 1. Toujours 2. La plupart du temps 3. Parfois 4. Presque jamais 5. [...]

[...] Il faut pour pouvoir mettre en place une réunion définir les objectifs, en premier lieu. Une fois cette définition réalisée l'animateur va pouvoir préparer la communication de la réunion et il va pouvoir aussi s'occuper de sa préparation personnelle. A. L'animateur et la communication Le matériel La fixation préalable des objectifs qu'il s'agisse de la résolution d'un problème, de convaincre un client, etc., est indispensable pour réaliser l'étape de l'organisation de la réunion ainsi que les suivantes. Ils vont permettre de guider les choix que l'on va opérer et ainsi éviter de s'égarer ou de dériver vers d'autres sujets. [...]