Analyse et évolution des outils du Knowledge Management

Résumé du document

Aujourd'hui, la capitalisation des connaissances et des compétences de l'entreprise devient primordiale. Dans un environnement en perpétuel changement, les entreprises cherchent à s'adapter en permanence et à capitaliser les connaissances déjà acquises pour mieux apprendre et réagir au contexte extérieur. La gestion des connaissances est une réponse à ces changements et permet d'accéder à la culture du partage de la connaissance. L'organisation apprenante est un concept organisationnel qui répond à ce nouveau type de culture du partage où la connaissance se partage et conduit à un apprentissage collectif. La masse de connaissances et d'expériences de l'organisation fait partie intégrante de son capital et constitue une composante essentielle de son potentiel, elle permet de générer des compétences qui feront à terme la différence avec ses concurrents.

L'apprentissage organisationnel représente un cadre général d'apprentissage dans les organisations. Les connaissances d'une entreprise résident dans le savoir et dans le savoir-faire et c'est cette masse de savoir et savoir-faire qui constitue la première richesse d'une organisation. L'autre composante de l'apprentissage est le fait d'apprendre de ses expériences vécues et de prendre en compte le « feed-back » de ses actions. La transparence et le partage sont importants car ce sont les individus qui apprennent au sein d'une organisation. Il y a donc un passage délicat à réaliser de l'apprentissage des individus à celui de l'organisation.

Aujourd'hui les technologies de l'information fournissent des outils qui permettent le partage du savoir et le transfert de connaissances à travers toute organisation. L'entreprise peut devenir apprenante à condition qu'elle arrive à développer la participation et à faciliter l'apprentissage de tous.

Ainsi, le rôle de la RH dans le processus de création de valeur est de plus en plus important. Les RH interviennent en effet pour recruter et intégrer des personnes de qualité, pour développer des expertises et faciliter l'émergence de nouveaux savoirs. Elles permettent également la coopération par le partage d'expériences et d'informations, elles créent des réseaux ou participent à leur création et aident à l'émergence d'une culture organisationnelle. Les concepts de capitalisation des connaissances et de management des connaissances ont un impact sur la gestion des ressources humaines.

Pour construire ces compétences individuelles et collectives indispensables à la création de valeur durable, l'entreprise dispose d'un certain nombre d'outils et notamment des NTIC qui deviennent de nouvelles armes stratégiques au service du développement des organisations.

Dans une première partie, nous ferons un rappel théorique sur la nécessité des outils dans une démarche de Knowledge Management. Dans une seconde partie, nous décrirons les différents outils utilisés et leurs finalités. Enfin dans une troisième partie, nous parlerons de l'évolution de ces outils et des conséquences sur les démarches de Knowledge Management.

Extraits

[...] Il y a un processus de régulation des flux non plus uniquement du stockage de documents. C'est un processus dynamique à la recherche d'une connaissance organisationnelle. On obtient une plus grande fluidité de l'information et une supervision plus facile. Le workflow structure les relations en faisant intervenir les acteurs et circuler l'information de manière pertinente. Il permet de recueillir les connaissances tacites au sein des acteurs membres de son organisation. Cette démarche est souvent mal perçue par les salariés. Ils le ressentent comme une intrusion dans leur autonomie. [...]

[...] Celui-ci peut compléter, argumenter les fichiers. Il y a donc une véritable collaboration entre les acteurs. Les informations sont visibles par thèmes et par projets, ce qui produit un début de capitalisation collective. Gestion électronique de processus : workflow Il s'agit des applications informatiques de gestion de flux d'informations permettant la mémorisation et la circulation de documents électroniques. Des documents virtuels sont acheminés automatiquement d'un point à un autre du circuit administratif grâce à une procédure informatique qui répartit automatiquement le travail. [...]

[...] C'est à la fois une méthode et des outils qui facilitent le travail en groupe. Pour P & T Johnson-Lentz, le groupware est un concept qui désigne à la fois le processus humain et organisationnel du travail en groupe et les outils technologiques nécessaires à l'accomplissement de ce travail C'est un outil qui permet l'interaction et privilégie la communication (utilisation de messagerie et de forum électronique) et le partage d'informations (documents partageable, bases de données communes). Il permet à des personnes travaillant à distance, dans un contexte professionnel, d'exercer un travail asynchrone et en coopération. [...]

[...] Enfin, Internet permet le partage des connaissances sur une échelle temporelle et spatiale quasiment illimitée. C'est le cas notamment, des portails, des groupwares, du workflow. Grâce à cela la connaissance peut être partagée nettement plus facilement et ce peu importe l'heure et l'endroit des personnes intéressées par ces connaissances. Toutefois, cette évolution des outils a des conséquences non négligeables en matière de sécurité des informations. En effet, cela nécessite un renforcement de règles et procédures d'échange et d'accès à l'information. [...]

[...] GED La gestion électronique de documents comprend l'ensemble des techniques permettant de tenir à jour et de rendre accessible de grandes masses d'informations, à caractère administratif ou technique (plan, gestion de projet et d'en gérer l'archivage des versions successives. La GED propose un système de gestion des flux de document. Elle agit sur les pratiques de l'archivage, du classement, de la consultation sélective et de la circulation des documents. Elle permet ainsi de diminuer les coûts de stockage et de reproduction. [...]