Comment bien gérer son temps ?

Résumé du document

Quelques règles simples pour gérer le temps, au travail, et qui sont réservées prioritairement aux assistantes et aux secrétaires. Savoir gérer son temps est avant tout important car le coût des activités administratives est surtout constitué par le coût de la main d'oeuvre et le rythme de travail est un facteur essentiel d'équilibre personnel.

Extraits

[...] Elle a pour but de connaître le temps d'exécution normal des opérations confiées à un poste. Elle consiste à calculer les moyennes de temps à partir d'enregistrements effectués sur les imprimés d'auto-analyse ou d'autopointage. Elle peut porter uniquement sur les opérations dont on veut évaluer le temps d'exécution normal ; elle est alors moins astreignante que si elle porte sur l'ensemble des activités. Remplissage des imprimés L'imprimé d'auto-analyse continue L'intéressé enregistre toutes les tâches effectuées L'imprimé d'autopointage L'imprimé énumère, en titres de colonnes, les différents travaux effectués au poste. [...]

[...] Vous avez dit stress ? C'est une réaction physiologique de défense, dont l'agressivité fait partie. L'individu est ainsi plus rapide, plus fort dans ses actions à condition de gérer cet influx. LE PRINCIPE Perception par le cerveau Déclenchement Par le système limbique Hypothalamus et hypophyse Réponse du corps, réactions réflexes QUE FAIRE ? ( Je prends conscience de mes symptômes physiologiques et psychologiques ( Je suis attentif à mes comportements compulsifs : retrait, manipulation, agressivité, confusion, rouspétence ( Je suis attentif à mes besoins de base, reconnaissance de ce que je suis, de ce que je fais, solitude, convivialité, challenge ( Je reconnais ma responsabilité, donc la possibilité de faire quelques chose ( J'anticipe les changements prévisibles ( Je me récompense quand j'ai réussi quelque chose : je me donne des signes de reconnaissances positifs. [...]

[...] Ce mois-ci ? Cette semaine ? Aujourd'hui ? ( Ensuite, classer les tâches dans l'ordre d'exécution Qu'il s'agisse d'activités professionnelles ou personnelles, on peut répartir les tâches en quatre groupes : Tâche non urgente tâche urgente L'importance et l'urgence doivent être précisées ; or, pour le responsable, toute tâche est en général importante et urgente. Il faut donc être perspicace pour établir les priorités. La planification des tâches tient compte de la durée des tâches, mais aussi de son cycle personnel d'efficacité. [...]

[...] C'est un guide de travail et un moyen de contrôle. Liste de contrôle et fiche de processus La liste de contrôle respecte la même chronologie que la fiche de processus, mais : - les opérations sont plus détaillées - l'opérateur est guidé alors que la fiche de processus énumère seulement les opérations. Liste de contrôle et modes opératoires Alors que les feuilles d'instructions, consignes, modes d'emploi sont relatifs à des travaux d'exécution répétitifs, à durée d'exécution brève et comportant des opérations en séquence, La check list peut concerner une activité plus large, avec des opérations nombreuses et discontinues, sur un délai d'exécution plus ou moins long. [...]

[...] à fiches en T Cas simples, fonctionnant par unités de temps complètes : heures, jours, semaines P. à gouttières Tous problèmes P. magnétique Application pour laquelle la mise à jour doit être rapide ( Les échéanciers L'échéancier permet de classer des documents à la date à laquelle ils doivent être traités. L'échancier est spécialisé ou général ( il peut être réservé au classement de certains documents : traites à encaisser, classées par dates d'échéance ( il peut être consacré au classement de divers documents dont on aura besoin, à un poste donné, à une date précise : notes, lettres, documentation ( La feuille de route Elle permet d'éviter des oublis, d'ordonnancer les tâches de la journée avec plus de recul, d'être pro active. [...]