De la secrétaire à l'assistante de direction

Résumé du document

Une entreprise est un système organisé dont la fonction essentielle consiste à produire des biens et des services destinés à la vente.
Pour fonctionner, elle dispose de ressources matérielles (locaux, machines...) et des ressources humaines (personnel compétent).
L'entreprise propose plusieurs activités à travers ses fonctions et ses services (...)

Extraits

[...] Exemple : l'organigramme de structure classique de l'entreprise AKAFOUA b. L'organigramme de structure Normalisée L'organigramme de structure normalisée représente les liaisons hiérarchiques et fonctionnelles de l'entreprise ainsi que les liaisons d'information et de coopération entre les différents salariés. Normalement, cet organigramme est présenté sur une feuille format A3. L'organigramme de structure normalisée, présentée correctement, visualise les niveaux hiérarchiques du personnel, les relations qui existent entre les salariés (relation de coopération et d'information), les travaux exécutés dans chaque direction ou service, le détail de l'effectif du personnel par rapport au niveau hiérarchique ainsi que le total du personnel Copyright Maniga Sadia p De la Secrétaire à l'assistance de Direction Le schéma d'un organigramme normalisé Titre (Organigramme de structure hiérarchique) Légende des liaisons (liaisons de coopération et liaisons d'information) Renvoi Références (nom de l'entreprise, service, date de mise à jour, numéro de feuillet ) Code (numéro matricule du personnel) Zone réservé à l'organigramme de structure Schématisation des liaisons Renseignements complémentaires (énumération des travaux exécutés dans chaque direction) Références budgétaires (zones facultatives) 10) Effectifs (ventilation de l'effectif de l'entreprise par direction et par service). [...]

[...] La place occupée par le document dans le classement est déterminée par le numéro d'ordre qui lui a été attribué. Le document avec son numéro d'ordre doit être enregistré dans un répertoire alphabétique. Le répertoire est un ensemble d'indications classées dans un ordre pour faciliter les recherches. On peut avoir les répertoires sur fiches, les répertoires sur bandelettes, les répertoires sur registres, sur cahiers LE PRINCIPE DU CLASSEMENT IDEOLOGIQUE OU THEMATIQUE Le classement idéologique se fait à l'aide d'un plan de classement établit à partir de documents à classer. Ceux ci sont repartis par thème. [...]

[...] Elle doit pouvoir lui rendre compte à distance de la marche de l'entreprise et relayer ses décisions auprès des autres collaborateurs. Copyright Maniga Sadia p De la Secrétaire à l'assistance de Direction CHAPITRE III : L'ERGONOMIE DU POSTE DE TRAVAIL L'Ergonomie consiste à déterminer l'environnement et l'aménagement du poste de travail de façon que l'employé (agent) opère dans les meilleures conditions d'efficacité et de confort. L'INSTALLATION DU POSTE DE TRAVAIL L'Informatique a envahi les entreprises. Ce nouveau type d'activité n'est pas sans conséquences sur la santé des utilisateurs. [...]

[...] Elle doit à tout moment faire un effort de courage et d'aisance, même si les tâches qui lui sont confiées s'avèrent harassantes et intenables. En d'autres termes, elle doit être active et dévouée. La Secrétaire doit avoir de la mémoire, en ce sens qu'elle doit s'efforcer de retenir beaucoup de souvenirs et de physionomies. La Secrétaire doit saisir les informations avec attention. Elle doit prendre les notes en sténographie ; dans ce cas, la secrétaire devra se servir de son bloc-notes. [...]

[...] Le planigramme (planning) Le planigramme permet de visualiser des informations très utilisé dans les entreprises, il prévoit les tâches à effectuer (en ordonnée) dans un laps de temps (en abscisse). Il existe plusieurs types de planigramme. Nous avons le planigramme en à Bandelettes, à fils et magnétique. L'échéancier Prévoir le déroulement des opérations à réaliser. Pour le bon fonctionnement de l'entreprise consiste à ordonnancer les tâches. L'échéancier permet de préciser les dates importantes à respecter et éventuellement les actions à entreprendre. [...]