Procédure qualité : gestion des documents et des enregistrements

Résumé du document

1.2. Domaine d'application

Cette procédure s'applique au Manuel Qualité, à toutes les procédures et à tous les documents inclus dans la pyramide de la documentation, documents externes et à toutes les personnes ayant des responsabilités de documents (...)

Extraits

[...] Toute modification doit être en couleur verte. Par exception un document peut être changé manuellement, voir "Modification manuelle de documents" Modification externe Les demandes de modifications externes sont faites avec le document papier Gestion de la documentation. Il est distribué aux services concernés avec le Suivi de modification et les documents modifiés (nomenclature et / ou synoptique). Pour information seulement il est distribué à certains services sans le document modifié Suivi des modifications Quand tous les documents reliés à un produit seront sur le serveur le suivi des modifications se fera en informatique. [...]

[...] Certains documents sur le réseau Intranet peuvent être archivés sur décision du responsable qualité quand il considère que leur disponibilité depuis la fonction normale "recherche" n'est plus nécessaire. Cela est aussi valable pour les enregistrements. [...]

[...] Gestion des documents et des enregistrements 1. Objet / domaine d'application Objet Domaine d'application 2. Généralités Responsabilités des services Responsabilité Intranet Vérification et approbation des documents Instructions 3. Déroulement Types de documents internes et externes Information sur le media électronique Copies "papier" Manuel Qualité Procédures Instructions Enregistrements Documents externes Modifications de documents Suivi des modifications Règles d'archivage sur le réseau 1 Objet / domaine d'application Objet La présente procédure a pour objet de définir les règles de traitement des tous documents et données qualité en définissant en détail le procédé d'écrire, de réviser, d'approuver, d'informer et d'archiver les documents. [...]

[...] Les conventions d'identification d'une procédure et la mise en page sont présentées dans l'instruction "Codification des documents" et dans "Modèle pour écrire une procédure". Autant que peut se faire, le déroulement des procédures s'effectue sous forme d'un synoptique normalisé. Au cas ou la constitution d'un synoptique deviendrait lourde et peu pratique, un mode de rédaction plus traditionnelle est adopté. La police de type Arial est préférable. La taille minimum de la police est 12 (sauf exception). La couleur du texte normal est noire. [...]

[...] Si pendant le cycle d'approbation un document est rejeté, la cause du rejet sera automatiquement distribué par e-mail à toutes les personnes des listes de vérification et d'approbation de ce document, incluant bien sûr l'auteur, qui doit se charger de régler les causes du rejet Instructions Aide intranet Codification des documents (0202) Modèle pour écrire une procédure (0203) Guide pour l'utilisation des copies contrôlées Modification manuelle de documents (0205) Original papier - modèle Liste des procédures Liste des procédures et instructions Liste clients et produits Liste des normes (0299) En-tête lettre En-tête fax en français En-tête fax en anglais En-tête fax en allemand 3. Déroulement Types de documents internes et externes Le Manuel Qualité définit la stratégie et la politique qualité de notre société. Chaque procédure définit une activité de notre société relative à une partie du système qualité. Les instructions sont les documents expliquant en détail comment les opérations, l'inspection, le test etc. sont accomplis. [...]