L'organisation administrative

Résumé du document

Pour pouvoir stocker les informations en vue d'une utilisation ultérieure, il convient de mettre en place un plan de classement qui permette d'accéder à l'information dans les meilleures conditions de temps, sécurité, coût.

- temps d'accès : il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut :
définir les critères de classement ;
classer régulièrement les documents.

- sécurité : le système adopté doit donner l'assurance (...)

Extraits

[...] Remarque : pour l'utilisation de ces supports, le problème de la preuve n'est encore résolu. Le choix du support est fonction d'une série de critères, dont notamment les suivants : * Durée de conservation de l'information compatible avec la durée du support. Si le support n'est pas assez durable, l'information devra être périodiquement recopiée sur un support neuf. * Nécessité d'accès à l'information. Si un accès quotidien aux archives est requis, une conservation en ligne est plus appropriée. Dans le cas contraire, un archivage externe est généralement moins coûteux. [...]

[...] les inconvénients : compliqué lorsqu'il s'agit de classer des dénominations. lent lorsqu'il porte sur un nombre important de documents dont les mots directeurs de classement peuvent être composés de lettre identiques. Peu sûr : sauf précautions particulières, il est difficile de déceler le déclassement ou l'absence d'un dossier. Limité : dans son développement par des problèmes matériels (listes à modifier ou à refaire, dossier à déplacer etc.) A-5 Utilisations : Le classement alphabétique s'adapte particulièrement au classement des noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs, personnel d'une entreprise, usagers d'électricité ou du téléphone, abonnés à un service, ou à un journal, élèves des écoles etc. [...]

[...] Le choix de celles-ci est fonction de la nature des documents à classer, de la fréquence de leurs consultations et de la durée voulue de leurs conservations. Ces couvertures qui protègent les documents et facilitent leur rangement, sont des chemises, des classeurs ou des dossiers. Les principaux types de dossiers sont : - les dossiers ordinaires - les dossiers à tirettes - les dossiers à sangle - les dossiers à perforation - les chronos A-2 Le choix des dossiers : Les dossiers ordinaires (chemises cartonnées) : ils sont utilisés pour les dossiers de travail peu épais ; pour un rangement de document dans un dossier suspendu. [...]

[...] Ainsi à travers ce module, nous allons traiter les techniques du classement de l'information selon les règles préconisées par la norme AFNOR. CHAPITRE I : GENERALITES SUR LE CLASSEMENT Définition Le classement est une technique qui consiste à ranger dans un ordre méthodique les documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement l'information recherchée. Ainsi le classement comporte deux opérations : classifier : faire une répartition méthodique par classe, c'est à dire déterminer : - les caractères communs selon les quels on regroupe les documents - le nombre et l'importance des classes en fonction de l'utilisation des documents. [...]

[...] B-2 Conditions d'utilisation Seuls les documents épais et les classeurs à couverture renforcée peuvent être classés debout. Les documents et les chemises minces doivent être réunis dans des classeurs ou dans des dossiers solides (classeurs en carton, à perforations, à pinces . ) B-3 Avantages et inconvénients les avantages : recherche et manipulation faciles, absence d'un dossier repéré facilement, mise en archives faciles. Les inconvénients : ce procédé ne peut être utilisé que pour le classement des dossiers épais et rigides, les possibilités de signalisations sont très réduites, l'encombrement est important. [...]