Manuel "Maîtrise des enregistrements"

Résumé du document

Cette procédure a pour objet de décrire les règles d'identification, de collecte et indexage, d'accès, de classement, de stockage, de conservation et d'élimination des enregistrements dans le but de s'assurer que le système de management de la qualité fonctionne de façon efficace (...)

Extraits

[...] III Définitions et terminologies : - Enregistrement : Document interne ou externe faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d'une activité. Notes : Les enregistrements peuvent, par exemple, documenter la traçabilité et apporter la preuve que la vérification, les actions correctives et les actions préventives ont été réalisées. - Système de management de la qualité (SMQ) : Système de management permettant d'orienter et de contrôler un organisme en matière de qualité. IV Documents de référence : ISO 9001 version 2008 ; V Responsabilités : - Les responsables de services : Tous les enregistrements relatifs au SMQ sont identifiés, classés puis archivés par les responsables désignés dans la liste des enregistrements (E1_PRM02-2). [...]

[...] VI Maîtrise des enregistrements : VI 1 / Identification : Chaque enregistrement relatif au SMQ est identifié d'une façon propre. SOCIÉTÉ XXX dispose de deux enregistrements : Dépendant du client Indépendant du client Voir procédure Maîtrise des documents internes (PRM02-1), partie codification. VI 2 / Collecte : Les enregistrements sont collectés et classés par le responsable de chaque service. VI 3 / Classement : Les enregistrements actifs sont classés de sorte qu'ils soient consultables. Chaque service dispose d'un classement de ses propres enregistrements. [...]

[...] VI 4 / Archivage : Les enregistrements qui sont non-utilisables mais conservés durant une période bien définie, sont collectés par le responsable de l'entité concernée par l'enregistrement. Ils les conservent dans un environnement convenable pour éviter les endommagements et les pertes. Ils éliminent les enregistrements à l'issue de la durée de l'archivage qui est mentionnée dans la liste des enregistrements (E1_PRM02-2). La durée de conservation tient compte des exigences réglementaires et du client. VII Traçabilité : La traçabilité sera assurée par les enregistrements réservés à cette procédure. [...]