Les principes d'organisation des activités individuelles

Résumé du document

Chaque individu qui se voit assigner une activité doit préalablement s'interroger sur les buts de son activité (que lui demande-t-on de faire ?), ensuite sur le temps dont il dispose et la façon d'organiser son activité dans le temps (quels sont les délais, l'ordre des tâches à enchaîner, les échéances ? Et enfin sur sa performance individuelle a-t-il été efficace ? Son travail répond-il aux critères de qualité prédéfinis ? (...)

Extraits

[...] Prévision et planification Planifier consiste à définir des objectifs généraux, déclinés en objectifs plus précis et à déterminer les actions à entreprendre pour les atteindre. La prévision consiste à anticiper ce qui se passera dans le futur. III / Qu'est que l'efficacité organisationnelle? La performance est un objectif que poursuit toute organisation : il s'agit mesurer le degré d'accomplissement des buts qu'elle s'est assignés. On peut mesurer la performance individuelle ou collective sur la base des critères suivants l'efficience, l'efficacité, la qualité. [...]

[...] Un problème a pour origine une cause ou un but Une cause ou un dysfonctionnement Le problème est un motif d'insatisfaction qui va trouver sa solution dans la suppression de sa cause, Ex je change la batterie de mon téléphone portable pour qu'il fonctionne à nouveau, Un but ou un besoin d'amélioration, une opportunité Le problème est un besoin qui trouve sa solution dans l'accomplissement de quelque chose, Ex je propose un système de fermeture plus pratique pour des briques de lait. Prendre des initiatives Prendre des initiatives consiste à être le premier à proposer quelque chose. Une initiative reflète un certain degré d'autonomie de l'individu dans la gestion des activités qui lui sont assignées. La prise d'initiative repose alors sur la créativité et l'imagination de chaque individu. Elle peut favoriser la motivation au travail, en offrant un certain degré de liberté. [...]

[...] L'efficacité est un critère de mesure de l'atteinte des objectifs sans considération des moyens mis en œuvre. Au contraire, le critère d'efficience exprime l'atteinte d'un résultat avec une utilisation optimale des moyens mis à disposition : l'objectif est atteint à moindre coût. La qualité d'un bien ou d'un service est déterminée par rapport aux critères que l'on s'est fixés (Ex. si mon objectif est de ne pas dépenser trop d'argent pour l'acquisition d'un matériel informatique, la qualité pourra être un prix attractif; si mon objectif est un ordinateur doté d'une capacité de stockage important, sa qualité dépendra du nombre de gigaoctet du disque dur, de la présence d'an graveur, etc.) Le concept de qualité est aujourd'hui une notion globale: il s'agit à la fois de satisfaire le mieux possible la clientèle mais aussi de prévenir les défauts, d'évaluer toutes les opérations, d'adopter une démarche d'amélioration continue, d'impliquer tous les acteurs de l'entreprise. [...]

[...] II / Comment organiser son activité dans le temps ? La notion de temps par rapport aux incidences qualités/délais Des délais sont fixés pour chacune des activités et souvent des échéances précises existent. Par ailleurs, le temps imparti pour certaines activités peut être lié à des impératifs de qualité. La satisfaction du client passe par le respect des échéances mais aussi par la conformité du produit ou du service à ses attentes. La méthode NERAC permet d'analyser la dimension temporelle des activités à réaliser : Noter : les activités à faire après avoir déterminé ses objectifs Estimer : la durée de chacune des activités Réserver : du temps total pour des activités imprévues Arbitrer : en décidant du degré d'importance des tâches en fonction de leurs conséquences et donc déterminer l'ordre de leur exécution Contrôler - quelles sont les tâches qui ont été réalisées? [...]

[...] Dans une organisation, chacun détermine son activité individuelle en fonction de l'activité globale de l'organisation. Il faut prendre en compte le but (lucratif ou non), les objectifs, les enjeux, la taille de l'organisation Identifier les enjeux pour l'organisation Il s'agit d'identifier ce que l'activité individuelle permettra d'obtenir ou non pour l'organisation. L'activité peut être plus ou moins importante, et le fait qu'elle ne soit pas menée à bien peut avoir des conséquences plus ou moins graves. Le degré d'importance d'une activité dépend particulièrement du niveau hiérarchique de l'individu. [...]