La gestion du temps personnel et professionnel

Résumé du document

La journée de travail se compose souvent d'une multitude de tâches. Connaître avec précision les priorités, se donner les moyens d'une vue d'ensembles des tâches et du découpage de la journée pour les accomplir, telles sont les fonctions du principe d'Eisenhower.

Le général Eisenhower, ancien président des USA, était commandant suprême des forces alliées en Europe durant la Seconde Guerre mondiale. Chargé de la planification, de l'organisation et de l'exécution du débarquement et de la reconquête de la Normandie, il avait adopté le principe suivant pour alléger sa charge de travail.

À l'aide de cette grille, en fonction de l'IMPORTANCE de la tâche considérée et de son URGENCE, il déléguait celle-ci, la planifiait, ou l'exécutait immédiatement (...)

Extraits

[...] DESCRIPTION DU MODE OPERATOIRE Définition du contexte Objet : Faire un meilleur usage de son temps pour une productivité accrue Supports nécessaires : Pas de supports nécessaires à la gestion du temps Acteurs : Chaque salarié de la société Lieu : Pendant les heures de production. Les outils de la gestion du temps 1 Le principe d'Eisenhower : Urgence/Importance La journée de travail se compose souvent d'une multitude de tâches. Connaître avec précision les priorités, se donner les moyens d'une vue d'ensembles des tâches et du découpage de la journée pour les accomplir, telles sont les fonctions du principe d'Eisenhower. Le général Eisenhower, ancien président des USA, était commandant suprême des forces alliées en Europe durant la Seconde Guerre mondiale. [...]

[...] Estimez le temps nécessaire pour effectuer le travail dans de bonnes conditions. Répartissez les tâches dans le temps Chaque document trouvera sa place au jour correspondant : une personne à rappeler vendredi 15, un dossier à préparer le 16 pour la réunion du 18 (ce qui évitera la précipitation et la panique), un double de la lettre le 20 pour relancer le destinataire si le 20 au matin on n'a toujours pas obtenu de réponse, la check liste d'un prochain déplacement le votre chef à la date du 21, etc.). [...]

[...] Plannings et tableaux de bord hebdomadaire, mensuel, annuel pour les opérations ou pour les personnes Établi en tableau il permet d'avoir une vue d'ensemble et de déceler les incohérences, les problèmes, les incompatibilités. C'est un outil indispensable pour anticiper les événements Exemples de planification du temps: Programmer les Formations continues ou Initiales hebdomadaires de l'équipe pour savoir quand et où est chaque collaborateur. Programmer les vacances pour savoir quand ils sont absents et si quelqu'un sera présent à tout moment. [...]

[...] l'agenda : L'agenda est l'outil majeur pour la gestion du temps. Il faut donc y noter uniquement les éléments suivants : pour les rendez-vous et réunions : - nom de la personne, - durée (heure début/heure de fin estimée), - lieu (en interne ou adresse extérieure avec téléphone). Si vous fixez vous-même le RV, attention de prendre en compte - les temps de déplacements, - les éventuels encombrements, - les temps de pose nécessaires 1. Ayez toujours un coup d'œil sur les semaines à venir pour : - anticiper, prévoir et organiser une action à plus long terme. [...]

[...] Nota : ne faisons pas jouer à l'agenda un rôle qui n'est pas le sien. En aucun cas il ne sert à noter toutes les choses que vous avez à faire ; ce n'est pas un aide-mémoire . Ceci sera le rôle de l'échéancier L'échéancier C'est un trieur format 21 x 29,7 à 31 intercalaires, qui correspondent aux 31 jours d'un mois. À quoi sert-il ? Il sert à garder trace de toutes les tâches qui sont à exécuter, en les positionnant dans le temps, et à réfléchir aux délais nécessaires à leur réalisation. [...]