La gestion de projet - Animer des réunions efficaces

Thèmes abordés

gestion de projet, animer des réunions efficaces, expression, préparation, GSM, réunion d'information

Résumé du document

Dans le cadre de la gestion de projet, mais également dans d'autres contextes, vous devez animer ou participer régulièrement à de nombreuses réunions. Mais certaines font perdre du temps à leurs participants.
Si vous avez trouvé au moins une bonne pratique parmi celles décrites ci-dessus, vous devez lire ce chapitre et voir ce qui ne va pas. Si vous estimez que toutes ces pratiques sont bonnes, il est temps de changer votre fusil d'épaule. Vos collègues restent polis avec vous, mais vous les ennuyez profondément.

Extraits

[...] Et si vous avez dû décider d'une heure de fin, faites le nécessaire pour que l'objectif ne soit pas atteint à temps. Une nouvelle réunion pourra ainsi être programmée plus tard. Dans l'invitation à une réunion, ne donnez pas l'objectif de votre réunion. Sinon, les participants se feront remplacer. Si vous souhaitez une réunion courte et efficace, trouvez un lieu désagréable, froid, bruyant pour pousser les participants à en finir. Se réunir le vendredi en fin de journée est aussi très efficace. [...]

[...] Des psychologues ont analysé les différents moments de la journée pour avoir des réunions performantes. À cette courbe, vous devez coller les habitudes des participants et de l'entreprise. Imposer une réunion à 15 h 30 à des personnes qui commencent leur journée à 7 h n'est pas un gage d'efficacité  Les fonctions et les types de réunion À partir des besoins ayant mené à l'organisation d'une réunion, on distingue cinq grandes fonctions : transmettre, traiter, confronter, distraire et faire fonctionner. [...]

[...] Mais il reprend les éléments importants de la réunion. Les noms (et sociétés, fonctions) des participants Les thèmes abordés (avec des références vers des documents ou informations distribués) Les décisions prises Les points en suspens Les actions qui devront être effectuées et par qui Ce compte-rendu doit être envoyé au plus vite après la réunion. Pour qu'il puisse servir de preuve d'accord entre les participants, ajoutez-y une phrase du type : un participant souhaite apporter une modification à ce compte-rendu, il doit le signifier dans les 48 heures envers tous les participants. [...]

[...] Chacun prend des notes et personne ne lira le compte-rendu. Si vous avez trouvé au moins une bonne pratique parmi celles décrites ci- dessus, vous devez lire ce chapitre et voir ce qui ne va pas. Si vous estimez que toutes ces pratiques sont bonnes, il est temps de changer votre fusil d'épaule. Vos collègues restent polis avec vous, mais vous les ennuyez profondément La réunion inutile Quelques réunions qui ne servent à rien. La réunion rituelle La réunion d'information systématique La réunion alibi Pour ajouter un peu d'inefficacité en plus à ces réunions régulières, rendez-les longues avec un timing similaire, quels que soient les sujets abordés Les risques ou inconvénients de la réunion Une réunion peut générer beaucoup de perte de temps. [...]

[...] La gestion de projet Animer des réunions efficace Objectif Dans le cadre de la gestion de projet, mais également dans d'autres contextes, vous devez animer ou participer régulièrement à de nombreuses réunions. Mais certaines font perdre du temps à leurs participants. Comment l'éviter ? Introduction 2 L'inefficacité En guise d'exercice d'introduction, voici quelques pratiques et méthodes. Il y en a des bonnes et des mauvaises. Pouvez-vous faire le Les informations préalables à la réunion vous font perdre du temps, car elles seront répétées durant celle-ci. [...]