La documentation qualité

Résumé du document

La mise en place d'un système qualité permet de répondre aux attentes des clients, mais de nombreux autres avantages peuvent en découler, à savoir :
- l'amélioration des résultats, de la coordination et de la productivité ;
- la satisfaction des exigences des clients ;
- la confiance de la direction sur le fait que la qualité recherchée est obtenue et maintenue ;
- la démonstration aux clients actuels et potentiels des aptitudes de l'organisme ;
- la certification.

Afin que ce système qualité soit efficace, il convient de mettre en place un système de gestion des différents documents utilisés. Les types de documents utilisés dans le système de management de la qualité se présentent comme suit :
- documents fournissant des informations cohérentes, en interne et externe, concernant le SMQ, appelés « manuels qualité » ;
- documents définissant de quelle manière le SMQ s'applique à un produit, un projet ou un contrat spécifique, appelés « plans qualité » ;
- documents formulant des exigences, appelés spécifications ;
- documents formulant des recommandations ou des suggestions ; appelés « lignes directrices » ;
- documents fournissant des preuves tangibles de la réalisation d'une activité ou résultats obtenus appelés « enregistrements ».

La nature de ces documents, leur importance en nombre, leur typologie et leur mode d'utilisation dépendent de la nature de l'organisme. La structure de la documentation qualité de l'entreprise se présente souvent comme une pyramide ou le ou les manuels qualité sont représentés au sommet, suivis par les divers autres documents.

Extraits

[...] Il est aussi important de veiller à la cohérence des différentes parties du manuel qualité et d'éviter les redondances. La mise à jour : Le manuel qualité est amené à évoluer avec l'organisation et la nature des activités de l'organisme ainsi qu'en fonction de l'amélioration de son système qualité. Cette évolution résulte notamment : Des modifications de l'organisation opérationnelle et fonctionnelle ; Des modifications des dispositions prises, procédures et documents d'application, notamment suite aux actions correctives et préventives, à des audits internes, à des revues de direction Organisation du manuel qualité 3-1. [...]

[...] Les types de documents archivés, leur lieu et durée d'archivage sont définis dans la procédure de maîtrise et de gestion des documents. Le Manuel Qualité Le manuel qualité est l'image écrite de l'organisme en matière de politique qualité et d'organisation mise en place pour respecter cette politique. C'est le document sur lequel s'appuient tous les autres documents relatifs à la qualité. Sa rédaction est donc une étape fondamentale d'une démarche de management de la qualité. Pour l'usage interne, il est le document de base en matière de management de la qualité, servant de référence à tous les niveaux hiérarchiques. [...]

[...] Ceci garantit la continuité et permet de faire une complète évaluation des implications des changements envisagés qui ne peuvent être examinés objectivement si on ne connaît pas parfaitement les bases sur lesquelles le document original a été élaboré Mise en application et diffusion des documents qualité La mise en application d'un document est de la responsabilité de l'approbateur. La diffusion est gérée par le service émetteur du document ou par un service d'archivage. Elle peut être précisée sur le document lui- même ou effectuée au moyen d'un bordereau de diffusion ou de mise en application visé par l'autorité concernée. [...]

[...] Numérotation des pages : afin de faciliter la gestion du manuel qualité, il vaut mieux numéroter les pages par chapitre. L'ajout ou le retrait d'une page ne fait que modifier la pagination de la suite du chapitre. 3-2. Présentation de la politique qualité Cette présentation doit indiquer les décisions et les engagements de la Direction générale. Celle-ci doit : Présenter la politique qualité de l'entreprise ; Expliquer les objectifs du manuel qualité ; Confirmer l'engagement de la direction à l'égard de la politique qualité présentée ; S'assurer que les procédures présentées dans le manuel qualité sont appliquées. [...]

[...] Une diffusion et une maîtrise correctes peuvent être facilitées, par exemple, par une numérotation des copies à l'usage des destinataires. Concernant les mises à jour, le responsable qualité doit veiller après chaque révision à diffuser à l'ensemble des destinataires du manuel sous diffusion contrôlée la nouvelle version de celui-ci Conseils pour la rédaction du manuel qualité Un reflet exact de l'organisme : le manuel qualité doit décrire la réalité de l'organisation et des dispositions prises dans l'organisme en matière de management de la qualité. [...]