La communication d'entreprise et la conduite d'une réunion

Résumé du document

Nous interprétons toute communication : c'est une transaction où chacun est à la fois et simultanément émetteur et récepteur. Ceci dépend de variables :

1. Variables psychologiques individuelles

C'est la représentation qu'on se fait du monde, du travail, des autres, du statut social, de nous même, des stéréotypes...

2. Variables cognitives individuelles

(...)

Extraits

[...] agression interpersonnelle 3. Conflit entre groupe et individu : force du groupe (force normative, influence informationnelle), risques d'un consensus à tout prix ou d'une protection aveugle de chaque membre ou d'une confiance exagérée dans le groupe et d'une méconnaissance de l'adversaire, pas de créativité ni d'esprit critique; minorité d'opposition active Conflits entre groupe : rôle des médiateurs, rôle des porte-parole Rassemblement ou groupe? Rassemblement : intérêts en commun communication indirecte autres groupes vus comme annexes ponctuel Groupe : intérêt commun communication directe et rétroaction autres groupes vus comme adversaires pérenne 16 Gérer les conflits 1. [...]

[...] Pyramide de Maslow la communication correspond à un besoin Recherche d'influence Elle peut être au niveau du pouvoir, de l'empathie Typologie de la légitimité du pouvoir selon Max Weber CONDUITE DE REUNION Réunion : outil de management. C'est un événement qui réunit un groupe de personnes en un lieu géographique ou symbolique avec un cadre spécifique (conduite) avec des objectifs précis (ordre du jour) et un lien commun (valeurs partagées ou intérêt commun). Commission : ensemble de personnes réunies en groupes de travail. [...]

[...] Panel : subdivision d'un grand groupe à 6 personnes) qui étudie un thème précis et transmet à un rapporteur. Rencontre : réunion informelle d'échange. Bureau : comité de direction d'une organisation. Amendement : apporte une modification à une proposition. Consensus : unanimité du groupe dans la connaissance, l'opinion, le sentiment ou la décision par lesquels le groupe s'exprime. Coalescence : ''densité'' socio-affective d'un groupe, le haut degré de cohésion affective de ses membres. [...]

[...] Rédiger pour les absents Raviver la mémoire des participants Fournir un outil de travail efficace Créer une mémoire écrite, des expériences vécues Renforcer la qualité de la cohésion interne. Compte rendu Synthétise le contenu de la réunion suivant un plan chronologique ou thématique. Il indique les principales idées émises, les tendances manifestées, les décisions prises. Procès verbal Retranscrit chronologiquement toute la réunion (prise de parole . Il est exhaustif, fidèle, objectif, officiel, signé. Inconvénients: long, favorise la division de participants privilégie l'individu par rapport au groupe. [...]

[...] Ordre du jour et méthode du travail : référence aux documents envoyés, présentation (tour de table), faire circuler la feuille d'émargement Fin de la réunion Synthèse des décisions Evaluation Partage des tâches et plan d'action Suivi des travaux Date de la prochaine réunion Rapporteur : rappel du compte-rendu Remerciements CONDUIRE ET ANIMER UNE REUNION 6 Les trois rôles de l'animateur: Favoriser la production des idées des opinions des solutions Faciliter le travail de groupe la gestion du temps les échanges Ecouter, Reformuler, Synthétiser, et Stimuler Réguler les phénomènes parasites les problèmes affectifs les blocages les conflits Qualités d'un animateur de groupe : Ecoute (aux réactions et interventions) Présence, voix ferme (mais ego discret) Aisance et capacité d'improvisation Capacité à motiver Vigilance (au groupe; aux objectifs, à soi-même) Plan d'action : A faire à la fin de la réunion. C'est une sorte de bilan, de rétroplanning. LE COMPTE RENDU Il est 'obligatoire' : fait exister la réunion en laissant une trace, une communication pour tous. Il officialise les décisions prises et permet une cohésion. [...]