Les clefs de l'organisation

Résumé du document

L'information est un ensemble de données nécessaires à l'exécution d'un travail donné. Ces données doivent favoriser :
– la prise de décisions,
– les choix,
– la réalisation de tâches.
Il est nécessaire de contrôler que cette information est pertinente, disponible, fiable, précise, mise à jour.

Les sources d'information peuvent être internes : elles doivent alors circuler pour une bonne communication entre les services et un travail administratif efficace. Ces informations peuvent être formelles ou informelles.
Elles peuvent être externes : issues de sources institutionnelles (organismes publics), professionnelles (organismes consulaires, organisations professionnelles), privées générales (médias, BDD), privées d'entreprises (fournisseurs, clients...).

Extraits

[...] Les règles de l'imprimé de liaison prévalent alors. Classement et archivage Ordres principaux Ordres dérivés Mode de classement Collecter l'information : le questionnaire Principe général Le questionnaire est utilisable en externe ou en interne. En interne, il est utile dans les audits, pour l'analyse de dysfonctionnements ou l'étude des besoins. En externe, il peut être notamment utilisé dans le cadre d'une étude de satisfaction, de clientèle, ou pour étudier l'opinion de partenaires. Démarche générale de la conception du questionnaire Réfléchir à l'objectif, lister les informations recherchées, sélectionner les modes interrogatoires, rédiger les questions, (re-)structurer l'ensemble. [...]

[...] Définir ses objectifs : De quelles missions suis-je chargé ? Quels résultats viser dans l'année ? Ce mois-ci ? Cette semaine ? Aujourd'hui ? Classer les tâches par ordre d'exécution (une fois par semaine pour la semaine et chaque matin pour la journée) : identifier les mangeurs (ou voleurs) de temps : Les perturbations extérieures (téléphone, visites imprévues), une information insuffisante, la longueur des réunions, une mauvaise gestion personnelle de son temps. Il faut donc appliquer quelques règles simples pour gagner du temps : Choisir le moyen d'exécution de plus rapide (téléphone, mail se concentrer sur le travail à faire, terminer tout travail commencé, déléguer les tâches d'exécution . [...]

[...] Le contenu du tableau visualise les supports et matériels utilisés et leurs flux. Cette représentation est visuelle et permet de présenter une situation de communication Principe de construction : Repérer les différents intervenants, lister les différents supports utilisés, identifier les flux, tracer le tableau, visualiser la procédure en traçant les supports et les flux, numéroter les flèches pour une bonne lecture. Ajouter les flèches suivantes : Le client transmet sa commande au représentant. Le représentant fait parvenir la commande au service commercial. Il élabore ou complète la fiche client. [...]

[...] On peut utiliser des filtres pour réduire le nombre de résultats : Une requête peut donner des milliers voire des millions de résultats, utiliser les requêtes avancées sur certains moteurs : pour rejeter les pages comprenant certains mots, retenir celles écrites en telle ou telle langue, mettre les expressions complètes entre guillemets, consulter les rubriques d'aide pour appréhender les trucs facilitant les recherches. Bien gérer son temps Questions de base à se poser Nous disposons tous de 24 heures par jour. Pas une de plus. [...]

[...] Le représentant la fait parvenir au service commercial. Le service commercial élabore ou complète la fiche client. L'analyse porte essentiellement sur les points suivants : Nombre de documents en circulation et utilité de chacun d'eux, pertinence des transmissions, utilité de chaque opération dans le processus, conservation des documents. Supports d'information : les imprimés Principe général Un imprimé est un support d'information qui sert à : Collecter ou transmettre des informations : imprimé de liaison. Conserver des informations pour les utiliser à tout moment : imprimé de position. [...]