Méthode d'élaboration d'un cahier des charges

Résumé du document

Pour garantir le maximum de résultats et de satisfaction dans les projets et les mandats d'intervention confiés à des conseillers en gestion, le dirigeant de PME doit présenter un cahier des charges ou une demande de service d'une façon précise et complète. Le cahier des charges fait partie de la première étape du processus d'intervention-conseil en management, car cet outil permet de définir clairement le problème, d'identifier les besoins, de déterminer les résultats attendus et d'établir les règles de conduite entre le client et le fournisseur.

Extraits

[...] Processus d'élaboration d'un appel d'offres L'élaboration d'un appel d'offres pour la réalisation d'un projet ou d'un mandat d'intervention dans une grande organisation est souvent considérée comme un processus long et pénible, aboutissant souvent à un cahier de charges volumineux et complexe. C'est l'inverse cependant qui se produit généralement dans les PME. En effet, le dirigeant de PME est souvent porté à agir rapidement dans l'identification du problème et dans le choix du conseiller négligeant de trancher les différentes étapes nécessaires pour réaliser un appel d'offres pratique et efficace. [...]

[...] Identification du problème Définition du besoin et des objectifs visés Formation d'un comité de gestion - Former un comité composé de vos principaux collaborateurs afin de valider la pertinence du projet présenté et de décider de son avenir. - Demander l'assistance, si nécessaire, d'une personne externe d'expérience dans le domaine du projet afin de vous conseiller adéquatement. Nomination d'un responsable de projet Préparation du cahier des charges - Confier cette responsabilité au PDG de la PME assisté du collaborateur ayant le plus de connaissance sur l'objet du projet afin de piloter efficacement sa réalisaton. - Rendre compte au comité de gestion de l'évolution du projet. Cette personne devient le représentant mandaté par l'entreprise auprès des éventuels soumissionnaires. [...]

[...] Modèle d'un cahier des charges L'efficacité d'un cahier des charges repose entièrement sur la précision des divers éléments de son contenu. Afin de vous aider à rédiger un cahier des charges standard, pratique et pertinent, nous vous présentons un modèle incluant des commentaires et suggestions utiles en fonction du schéma du contenu recommandé au tableau II. Bref historique de l'entreprise Cette section doit présenter au soumissionnaire une synthèse de l'évolution de l'entreprise en mentionnant entre autres les noms des propriétaires, la raison d'être de l'entreprise, ses principales activités, son chiffre d'affaires, ses phases d'expansion. [...]

[...] La présentation de chaque offre de service doit respecter le schéma proposé par le requérant. Schéma proposé de l'offre de service Chaque offre de service doit contenir les éléments suivants : 7.1 Introduction Le soumissionnaire peut présenter une brève introduction faisant état de son intérêt à réaliser le présent mandat d'intervention et des avantages que retirera le requérant à utiliser ses services professionnels Présentation de la mise en situation Le soumissionnaire devra présenter la mise en situation à faire face précisant les éléments importants du contexte, de la problématique et des objectifs visés par le requérant. [...]

[...] Les informations fournies doivent être succinctes et toucher à tous les aspects. Le soumissionnaire doit démontrer en quoi il possède les qualifications requises pour réaliser le mandat. Le soumissionnaire peut ajouter toute information jugée pertinente. Ces renseignements additionnels devront être présentés en annexe de façon à limiter le plus possible le volume du document de base. Chaque offre de service doit être indépendante l'une de l'autre. Par conséquent, si plus d'une solution est proposée, le soumissionnaire présentera une offre de service complète dans chaque cas. [...]