Alerter et proposer des mesures correctives

Résumé du document

Que ce soit dans le cadre du pilotage organisationnel, d'un suivi administratif ou du suivi d'un projet, la mesure des écarts entre le prévisionnel et le réel est primordiale à plusieurs titres :

Extraits

[...] Alerter et proposer des mesures correctives Cours complémentaire Pour alerter et proposer des mesures correctives, il faut préalablement avoir constaté, repéré et analysé des écarts entre les prévisions et ce le résultat obtenu. I. Le contexte A. Les objectifs Que ce soit dans le cadre du pilotage organisationnel, d'un suivi administratif ou du suivi d'un projet, la mesure des écarts entre le prévisionnel et le réel est primordiale à plusieurs titres : la correction aussi rapide que possible des écarts permet d'éviter des coûts supplémentaires ; la réussite d'un projet ou le bon déroulement d'un processus en dépendent. [...]

[...] Dans ses fonctions avancées, on peut même ajouter le montant des ressources allouées à chaque tâche et en faire le suivi. Les tableaux de bord sont tenus principalement sous Excel. Si les formules des calculs et des mises en forme conditionnelles sont paramétrées dès la conception des tableaux de bord, l'alerte, en cas de perturbation dans le déroulement du projet, peut être rapidement donnée. La fonction de tableau croisé dynamique sous Excel ou Access permet aussi à l'assistant d'accéder rapidement à des informations qui font apparaître les éventuels écarts. [...]

[...] La dimension relationnelle A. Le rôle de l'assistant de manager Alerter est du devoir de l'assistant de manager : il s'agit d'informer son ou ses supérieur(s) hiérarchique(s) dès qu'un problème survient dans la mise en œuvre. C'est une forme de loyauté vis-à-vis du manager. C'est un service que lui rend l'assistant qui apporte son aide non seulement en donnant l'information au plus vite mais aussi en suggérant des solutions possibles. Si l'alerte intervient à temps et à bon escient, cela renforcera la confiance entre l'assistant(e) de manager et son responsable. [...]

[...] Il permet une mise en forme automatique grâce à la conception de modèles mémorisant les styles les plus utilisés, la pagination ainsi que la création automatique d'une table des matières. Le logiciel de présentation assistée par ordinateur est un autre outil qui aidera directement le manager quand celui-ci doit informer un grand nombre de personnes sur l'avancée du projet. Le mode Page de commentaires permet de combiner le rapport à l'illustration par la présence de graphiques, tableaux ou l'animation d'objets. [...]

[...] Les qualités mises en œuvre Pour alerter et proposer des mesures correctives, l'assistant de manager doit être doté des compétences suivantes : la loyauté, qui instaure de la confiance dans la relation entre le manager et son assistant. Elle peut se traduire par un compte rendu spontané de la situation (sans que le manager ait besoin de demander des informations) ; la discrétion ; l'aléa décelé peut avoir un impact négatif sur l'équipe ou le reste de l'entreprise ; le jugement, pour savoir évaluer l'importance de l'événement par rapport à l'objectif fixé ; l'esprit d'analyse, car le suivi va faire émerger des écarts positifs ou négatifs par rapport à la situation initiale ; il s'agira de savoir interpréter l'impact de ces écarts sur le reste du projet ; une bonne connaissance de l'environnement de travail (économique, juridique, relationnel, social ) pour comprendre l'impact des écarts constatés ; de la créativité qui, alliée à la qualité précédente, doit pouvoir amener l'assistant à proposer des solutions, des mesures correctives ; de la clarté dans la forme et dans le fond. [...]