Aptitudes personnelles des dirigeants dans leur fonction d'animation, de communication et de leadership

Thèmes abordés

Mission et enjeux

Résumé du document

Ce document PowerPoint de 44 diapositives est une présentation de Management. Elle développe le rôle de l'animateur lors d'une réunion, ainsi que ses différentes tâches pour que la réunion soit fructueuse. En voici un extrait : "Les réunions provoquent plus de malaise que d'enthousiasme chez bon nombre de cadres, qui les jugent souvent improductives et inutiles. Les réunions peuvent être un des instruments clé d'un management efficace, si elles sont correctement préparées et conduites. Il est nécessaire aujourd'hui de bien conduire les séances de travail. La réunion est le lieu où le dirigeant peut être perçu et accepté en tant que chef."

Extraits

[...] DEVOIRS – TACHES – RÔLES DE L'ANIMATEUR Vous devez toujours : dire la vérité aux membres de votre équipe être capable d'accepter la critique laisser les membres obtenir davantage de responsabilités être à l'écoute, connaître l'empathie établir de bonnes relations (communications) avec les membres de votre équipe savoir diriger, contrôler la discussion régler les conflits en vous aidant, éventuellement des membres de l'équipe Vos tâches sont : travailler avec les membres de votre équipe et, si cela est nécessaire les assister conduire la réunion en étant certain que chacun participe, sans pour autant monopoliser la conversation affecter aux volontaires les différents travaux travaux à effectuer entre deux réunions être capable de communiquer avec tous savoir quand et comment faire une discussion savoir écouter et avoir un esprit ouvert être concret et bien organiser Avant la réunion : utiliser une check-list, avoir tout préparé (bien disposer les tables afin que chacun puisse participer, veiller à ce que chacun dispose de quoi écrire ) informer tout le monde de l'ordre du jour préparer un calendrier travailler avec les membres de votre équipe Pendant la réunion : accueillir les membres, présenter les invités (spécialistes, experts ) définir l'objectif de la réunion créer une atmosphère amicale où tous pourront s'exprimer faire un résumé de la précédente réunion donner l'ordre du jour de la réunion aussi clairement que possible identifier les objectifs, les buts  autrement dit ce qui doit être accompli au cours de cette réunion être attentif aux besoins et aux souhaits de chacun Pendant la réunion (suite) : écrire ce qui est dit et fait, avec l'accord de votre équipe veiller à ce que la discussion soit ouverte et que tous les points de vue soient encouragés rester neutre le plus possible nommer éventuellement un « secrétaire » poser des questions au lieu d'y répondre Veiller à ce que chacun parle à son tour aussi clairement que possible et éviter les digressions garder le « cap » être directif sur la forme, non directif sur le fond faire une synthèse de ce qui s'est et fait remercier les invités, spécialistes et experts Après la réunion : évaluer la discussion avec le secrétaire préparer l'ordre du jour de la prochaine réunion rassembler les éléments pour un « compte rendu » VOTRE COMPORTEMENT Assumez vos responsabilités : Vous avez pris en charge une équipe, votre formation vous y a préparé, vous êtes le guide  allez-y Soignez votre préparation : Chaque réunion demande, pour être efficace, une préparation sérieuse : l'ordre du jour, s'il y a lieu, exposé de formation, sur tel ou tel outil Ne faites pas attendre et finissez à l'heure Les réunions doivent commencer à l'heure Elles sont importantes et courtes Il est tout aussi important de terminer à l'heure Les membres de votre équipe sont des adultes et ont d'autres tâches à accomplir Organisez la réception des messages téléphoniques en (cas d'urgence) : Le téléphone ne doit pas perturber la réunion Habillez-vous correctement C'est-à-dire être à l'aise, ne pas choquer Captez l'attention dès le début N'oubliez pas que l'être humain ne peut se concentrer très longtemps Changez de rythme, renouvelez l'intérêt autant que possible Il faut chasser la monotonie Créez le contact par le regard Veillez à ne pas concentrer votre regard sur une seule personne ou sur un seul côté de la table Parlez pour être entendu et compris Exercez-vous Utilisez un langage simple, clair et précis Pensez à faire progresser l'équipe et non à l'impressionner Joignez le geste à la parole Soyez naturel Surveillez votre attitude Attention aux tics qui distraient Contrôlez votre nervosité (le trac est normal) L'expérience n'élimine pas le trac Possédez bien vos propos d'introduction Ce sont les premières minutes qui sont importantes La nervosité peut vous faire parler plus vite que d'habitude Faites un effort pour ralentir votre débit dès le début N'oubliez pas d'aider le groupe à se détendre Ne présentez pas d'excuse Il est normal de ne pas tout savoir Soyez positif Manifestez de l'optimisme et de l'enthousiasme  c'est contagieux LA CHECK-LIST Avez-vous Fait connaître l'ordre du jour ? Informé toutes les personnes concernées de l'heure, du lieu et des autres dispositions relatives à la réunion ? [...]

[...] Ai-je établi une relation avec le groupe ? Ai-je encouragé la participation ? Ai-je utilisé un langage simple, correct et compréhensible ? Ai-je trop dit « euh », « ah », ou des mots tels que « bien », « alors » ? [...]

[...] Les exemples étaient-ils bien choisis et de valeur LE DEROULEMENT DE LA REUNION Ai-je attiré et retenu l'attention et l'intérêt du groupe ? Mon exposé était-il cohérent ? Ai-je motivé le groupe ? Ai-je utilisé les aides audio visuelles avec efficacité ? [...]

[...] Pouvait-on m'entendre et me comprendre ? Ai-je utilisé de bonnes techniques pour poser des questions ? Mes explications étaient-elles correctes et bien structurées ? [...]

[...] Soyez honnête avec vous-même Cette évaluation à laquelle vous vous livrez vous aidera à améliorer la qualité de votre animation REUNION Le contenu était-il adapté au groupe ? Était-il bien structuré ? Ai-je bien fait connaître les objectifs ? Ai-je expliqué et souligné les points principaux ? [...]