Les procédures d'approvisionnement dans un hotel

Thèmes abordés

Procédures d'approvisionnement dans un hotel, marché, commandes des produits stockables, bon de commande aux fournisseurs, marchandises

Résumé du document

Les jours du marché sont : Lundi, Mercredi, Vendredi et Samedi. Exception est faite pour les commandes imprévues de la Direction concernant la Maintenance, les Banquets et Cocktails, etc.

Le marché du jour concerne :
- Les aliments périssables fruits et légumes (Persil, tomates fraîches, maniocs, yaourts, bananes plantains et douces, oranges, ananas, citrons, etc.).
- Les consommations directes de la Direction de l'hôtel : Encre imprimante, Papeterie, Reliure, etc.
- Les consommations directes de maintenance des groupes électrogènes, véhicules, matériels de froid, plomberie, audio visuels (Gasoil, huiles moteur, pièces de rechange, ampoules, flexible de douche, etc.).

Extraits

[...] Lister les produits par catégorie et par Fournisseur et les transmettre périodiquement au RE, RA, CG, Contrôleur des coûts, Chef de cuisine Tenir le tableau de comparaison des prix d'achat selon les différents fournisseurs et proposer le choix des fournisseurs. Suivre les mouvements du stock de l'Economat. Recevoir les BONS DE COMMANDE pour les achats à crédit : Déposer la première souche des Bons de commande signés chez les Fournisseurs et la seconde souche au Contrôleur des coûts. Suivre la régularité des livraisons dans les délais conclus et prévenir les ruptures des stocks. [...]

[...] Déposer la Feuille auprès du RAF ou du Chef Comptable pour déclencher le décaissement auprès de la Caissière principale en signant un BON PROVISOIRE DE CAISSE et puis, assurer les achats. Livrer à l'Economat en présence du Contrôleur des coûts les produits achetés, monter un bon de livraison et y les pièces justificatives, le dossier complet au Contrôleur des coûts. Lorsqu'il reste un reliquat, faire un retour de caisse en bonne et due forme. En fin de semaine et de mois, dresser le RAPPORT RECAPITULATIF DES ACHATS commenté, par catégorie des produits et par fournisseur. [...]

[...] Chef de cuisine pour les produits périssables reçus pour une consommation directe cuisine. Chefs de services pour les produits divers reçus pour une consommation directe de maintenance et administrative, etc. Transmettre le dossier complet au Contrôleur Général pour traitement et transfert à la Comptabilité. Contrôler le dispatching des produits aux points de vente. Dresser le rapport journalier et mensuel de gestion de stock Economat. [...]

[...] Enregistrer tous les mouvements des produits (entrées, sorties, casses, avaries, etc.) dans le Logiciel, imprimer les Etats y relatifs à transmettre au Contrôleur Général et en Comptabilité. Participer à l'inventaire physique mensuel, mettre à jour le logiciel, imprimer les états de valorisation transmettre à la Direction. Dresser un RAPPORT MENSUEL DETAILLE DES MOUVEMENTS DE STOCKS. Dresser la LISTE DES STOCKS DORMANTS chaque fin de mois et transmettre les copies au RE et au CG. CONTRÔLEUR DES ACHATS. Hiérarchie : Contrôleur Général Extrait des Attributions. Faire les inventaires physiques en fin de mois avec la participation de l'Econome et dégager les écarts de stock. [...]

[...] Ensuite la Feuille de marché est remise au plus tard à 15 heures auprès de l'Acheteuse pour les formalités de la comptabilité concernant les achats caisse. BON DE COMMANDE AUX FOURNISSEURS. Concernant les autres produits, l'Assistante procède comme suit : Bon de commande au dépôt SHIBAC pour les boissons locales. Bon de commande aux fournisseurs agrées par la société pour les produits stockables et certains produits de maintenance. N.B : Les Bons de commande sont signés par le RFC, le CM et le DH. L'ACHETEUR ou Chauffeur Acheteur Chef hiérarchique : Responsable d'Approvisionnement et de la Logistique Extrait des Attributions. [...]