Le zéro papier

Résumé du document

Avec l'extension d'Internet et la reconnaissance légale de la signature électronique, le concept de dématérialisation connaît un regain d'intérêt dans les entreprises, qui espèrent diminuer leur coût de traitement de l'information tout en fluidifiant leurs processus.
Le concept de dématérialisation englobe deux réalités. Alors que la numérisation et l'analyse de documents papier traitent les flux entrants dans le système d'information, la dématérialisation à la source évite à l'entreprise d'avoir à produire des documents papier. Ces deux technologies sont de plus en plus complémentaires.

Extraits

[...] Dématérialiser les documents à la source (ou dématérialiser de bout en bout) : pour éviter à l'entreprise d'avoir à traiter et à produire des documents papier. Ces deux méthodes ne sont pas exclusives l'une de l'autre et d'ailleurs, dans la pratique, l'on rencontre couramment des solutions dans lesquelles les entreprises utilisent les deux méthodes de manière complémentaire. Ainsi, les entreprises démarrent souvent les projets de dématérialisation par une phase de numérisation (de certaines catégories) de documents, associée à la mise en place de Workflows électroniques pour leur traitement. [...]

[...] Y aurait-il là un paradoxe typiquement français ? En effet, seuls des échanges électroniques effectués par une entreprise française impliquent plus de deux tiers de ses partenaires, à comparer aux taux de 37% dans le cas d'une entreprise allemande et de 30% pour une entreprise britannique. Bien connectées, les entreprises françaises ? Certes, mais pas avec les partenaires de petite taille, et c'est probablement là que les traitements manuels pèsent les plus lourd dans le manque de productivité. Les entreprises françaises sont en effet peu enclines à utiliser les solutions qui facilitent la gestion des communautés de partenaires, et ont des difficultés à automatiser leurs échanges avec 100% de leurs communautés. [...]

[...] Le zéro papier Sommaire 1. Introduction Le Toyotisme à l'origine du zéro papier Définition Principes Le zéro papier La dématérialisation des documents Méthodes de dématérialisation Risques de la dématérialisation Vers la standardisation des formats d'échange Quelques solutions de dématérialisation de documents professionnelles Le cas de la dématérialisation des factures fournisseur Principe Contraintes Mise en pratique Conclusion La dématérialisation des documents en France Dématérialisation des échanges BtoB : la France reste à la traîne Un retour sur investissement méconnu La dématérialisation des échanges, une nouvelle exception française Conclusion Annexes Introduction Les documents numériques fluidifient les échanges internes et externes tout en diminuant le coût de traitement de l'information F. [...]

[...] o Zéro papier : Pas d'administration. Il faut limiter les procédures administratives complexes qui ralentissent le processus de décision, et réduire la paperasserie Le zéro papier Tous les jours une quantité énorme de papier est utilisée dans le seul but de passer de l'information d'une personne à une autre de manière réelle et persistante. Le cycle de vie d'une information a beaucoup de mal à se défaire du passage quasi obligé par la feuille blanche. Par définition, le zéro papier est une idée selon laquelle il serait possible de gérer des affaires humaines sans utiliser la moindre feuille de papier. [...]

[...] Le cycle de traitement des factures est généralement long et onéreux parce qu'il demande beaucoup d'interventions de contrôle et de validation. Depuis déjà longtemps, il est démontré que la dématérialisation est un moyen pour rendre le traitement plus efficace, et pour réduire le coût et la durée de ce traitement. Malgré les avantages incontestables de cette approche, les compagnies ont pendant longtemps hésité à abandonner la facturation papier traditionnelle, la principale raison invoquée étant le manque d'un cadre juridique clair réglementant la dématérialisation des factures. [...]