La gestion de la mémoire en entreprise

Résumé du document

La gestion de la mémoire c'est-à-dire la gestion de la connaissance est une activité récente bien que le problème existe depuis que l'homme crée des connaissances à transmettre, soit depuis au moins 60 000 ans.
C'est par ce transfert du savoir de génération en génération que le feu est arrivé à notre époque et par l'incessante activité du cerveau que nous en sommes à notre civilisation moderne.
Cette activité est nouvelle grâce aux progrès de l'informatique qui transforme l'ordinateur en support de connaissances et en outil de communication entre les hommes. Les échanges d'idées, de savoir et d'informations se font maintenant à la vitesse de la lumière et parcourent la Terre sans frontière.
La gestion de la connaissance est née de la conjonction du besoin et de la technologie, pour des entreprises sous la pression d'un monde de plus en plus complexe, concurrentiel et changeant. Dans la guerre aux marchés, le savoir devient une arme absolue pour se départager des autres.

« Faire fructifier le capital du savoir de l'entreprise c'est bien ; l'utiliser pour créer de la valeur c'est mieux » (P. DRUCKER).
Pour mieux comprendre cette problématique, nous pouvons l'étudier en cinq étapes. Nous aborderons tout d'abord la connaissance à travers le temps. Ensuite il est indispensable de bien définir ce qu'est la mémoire d'entreprise. La troisième partie abordera les enjeux de la capitalisation des connaissances : pourquoi capitaliser les connaissances ? La partie suivante est consacrée à la formalisation des savoirs ainsi qu'aux moyens techniques à utiliser. Pour finir, nous nous attacherons aux limites du Knowledge Management (KM).

Extraits

[...] Leur capacité à apprendre se rétracte au moment même où elles en auraient le plus besoin. C'est la même chose dans l'entreprise : il faut éliminer les barrières qui bloquent l'apprentissage c'est-à-dire éliminer la peur de l'échec, la propension à ressentir honte et culpabilité. En effet, ce raisonnement défensif empêche les hommes d'examiner de façon critique leur part de responsabilité et donc de faire profiter l'entreprise de leurs erreurs. En résumé, l'apprentissage organisationnel présente trois stades qui se chevauchent : ( étape cognitive : les salariés sont sensibilisés aux nouvelles idées ( étape comportementale : les salariés commencent à intégrer les nouveaux points de vue et changent de comportement ( étape d'amélioration de la performance et des résultats 8. [...]

[...] Le projet est reconduit en 1990, sous le nom de KADS II, dans le cadre du programme européen Esprit II. La méthodologie est améliorée dans le but d'en faire un standard commercial, notamment en Europe. On nomme désormais cette méthodologie CommonKADS Principes et objectifs de la méthode L'objectif premier de la méthode est d'aider à la modélisation des connaissances d'un expert ou groupe d'experts dans le but de réaliser un système d'aide à la décision basé sur la connaissance (SBC) - ou système informatique à base de connaissances. [...]

[...] Cela implique un système de stimulation qui favorise la prise de risque. Il est essentiel de trouver l'équilibre : ni brider la créativité, ni perdre de l'argent inutilement. - les projets de démonstration : ils impliquent des changements globaux dans l'ensemble du système. Ce sont des projets-pilote qui seront ensuite appliqués à grande échelle. Il s'agit d'efforts transitoires avec beaucoup d'apprentissage sur le tas et donc beaucoup de corrections. Ils établissent implicitement les orientations stratégiques des projets ultérieurs. c. Apprentissage par l'expérience du passé Les entreprises doivent analyser leurs succès et leurs échecs, les évaluer et les enregistrer sous une forme simple et accessible aux salariés. [...]

[...] Il y a deux définitions à retenir ; l'une concerne les procédures (la partie la plus importante) et l'autre concerne les outils (logiciels) de workflow : - procédures : ensemble de tâches exécutées en parallèle ou en série par au moins deux membres d'un groupe pour atteindre un but commun Il y a un événement déclencheur, qui possède des boucles et des tests conditionnels, qui vise à la production d'un état ou produit final. Le workflow fait partie du système d'information interne de l'entreprise. Il permet de savoir qui fait quoi, comment et avec quelles données. [...]

[...] Elle assure la fonction d'alerte et c'est un rôle de premier plan. Ainsi, si Monsieur X envoie un message important à Monsieur Y qui n'est pas un assidu de l'Internet, il est susceptible de rester plusieurs jours sans consulter sa boîte aux lettres car cette opération nécessite un acte volontaire de sa part. Avec la réplication, un signal d'alerte est émis quand l'utilisateur reçoit un message. C'est la réponse aux limites de la messagerie électronique : - l'émetteur ne s'adresse plus nominativement à une personne ou à un groupe de personnes mais au groupe par l'intermédiaire du forum - l'échange de messages est vu par l'ensemble des membres du forum qui peuvent répondre, enrichir. [...]