Mission d’appréciation du contrôle interne: Examen des procédures relatives à la gestion des réserves d’une institution de gestion de retraite complémentaire

Résumé du document

Dans le cadre d'une mission de Commissariat aux Comptes d'une institution générale de retraite par répartition, il a été procédé à l'examen des procédures relatives à la gestion financière.

Nous sommes intervenus pour le compte d'une institution générale de retraite par répartition qui a décidé de filialiser la gestion financière des réserves de retraite en créant une entité dédiée spécifiquement à cette activité que nous nommerons FGA « Filiale dédiée à la Gestion d'Actifs ».

Les institutions générales de retraite par répartition sont des organismes de droit privé à but non lucratif et investis d'une mission d'intérêt général (EIP ) ce qui les fait échapper au droit interne et communautaire de la concurrence. Ces institutions sont gérées paritairement par des représentants d'employeurs et de salariés.

Le rôle des institutions de retraite complémentaire est d'administrer les régimes de retraite. Dans le cadre de leur activité, les institutions perçoivent les cotisations des entreprises adhérentes, gèrent les droits des salariés et versent les prestations.

Ces institutions sont regroupées au sein des fédérations :
- l'AGIRC qui regroupe les institutions gérant les régimes de retraite des cadres
- l'ARRCO qui regroupe les institutions gérant les régimes de retraite des non cadres
Le rôle de ces fédérations est d'assurer la mise en œuvre des accords interprofessionnels, la compensation financière entre institutions et le contrôle des institutions.

L'objectif de la mission qui m'a été confiée était d'apprécier la qualité du contrôle interne lié au cycle de la gestion financière pour déterminer le risque résiduel d'audit, cette démarche ne constituant pas à déceler tous les points de contrôle interne présentant un intérêt pour la société de gestion.

L'appréciation du contrôle interne constitue une étape indispensable dans la démarche d'audit du commissaire aux comptes, cette étape doit permettre outre de planifier la mission, de mettre en place les contrôles à effectuer tout en identifiant les zones de risque d'audit.
Dans ce cadre, le commissaire aux comptes se doit également d'apporter des conseils et des recommandations.

L'objectif de la mission a donc été d'examiner plus particulièrement, sous l'angle du contrôle interne, les procédures mises en place afin de garantir :
- la sécurité du patrimoine de l'institution et des assurés (futurs retraités), placé sous forme de portefeuille titres ;
- la conformité des placements réalisés avec l'orientation donnée ;
- la fiabilité et l'exhaustivité des informations comptabilisées.

Cette mission s'est déroulée au cours du mois de février 2005, essentiellement sur la base d'entretiens avec les responsables des services concernés et les différents intervenants dans le circuit ainsi que sur la base de tests.

Dans un premier temps, nous rappellerons le cadre réglementaire de notre mission ainsi que son objectif, puis nous présenterons de façon synthétique l'organisation de l'entité FGA ainsi que le cadre règlementaire de son activité.

Dans un deuxième temps nous démontrerons ce que l'examen des processus a mis en évidence en terme de points forts et de points faibles, et de recommandations

Extraits

[...] La provision technique spéciale est alimentée chaque année par les contributions de maintien des droits définies à l'article 1 de l'annexe D à l'accord du 8 décembre 1961. Elle est également dotée des contributions de maintien des droits, versées à l'occasion d'intégrations d'entreprises ou de secteurs nouveaux dans le régime géré par l'ARRCO. La gestion financière des fonds techniques effectuée avec le concours d'un tiers doit être formalisée dans une convention soumise à l'agrément préalable de l'ARRCO[4] et conclue entre l'organisme gestionnaire et l'institution. Cette convention doit faire référence aux dispositions du règlement financier. [...]

[...] Afin de mener à bien cette mission, il m'a été nécessaire de me documenter au niveau : - d'une part du dossier général disponible en interne au cabinet pour prendre connaissance de l'entité ; - et d'autre part des divers règlements qui régissent les sociétés de gestion et la particularité des institutions de gestion des retraites complémentaires. Le seul outil d'aide dans le cadre de cette mission a été le questionnaire mis à ma disposition par mon cabinet. Cette mission a été l'occasion pour moi de mener une première mission d'évaluation et de l'appréciation du contrôle interne, phase indispensable dans la mission légale du Commissaire aux Comptes pour lui permettre d'évaluer les risques d'audit et ainsi d'organiser son programme de contrôle des comptes. [...]

[...] En cas de gestion autonome : Contrôle des portefeuilles / portefeuille dépositaire Si oui fait par qui fréquence Contrôle de la valorisation du portefeuille Si oui fait par qui fréquence source d'information distincte de celle du dépositaire ? Contrôle des mouvements ? Si oui fait par qui fréquence rapprochement avis d'opérés Suivi des contraintes d'allocations ? Des ratios prudentiels ? Ces contrôles sont-ils formalisés ? (piste d'audit) Faits par qui ? [...]

[...] L'objectif de la mission qui m'a été confiée était d'apprécier la qualité du contrôle interne lié au cycle de la gestion financière pour déterminer le risque résiduel d'audit, cette démarche ne constituant pas à déceler tous les points de contrôle interne présentant un intérêt pour la société de gestion. L'appréciation du contrôle interne[2] constitue une étape indispensable dans la démarche d'audit du commissaire aux comptes, cette étape doit permettre outre de planifier la mission, de mettre en place les contrôles à effectuer tout en identifiant les zones de risque d'audit. [...]

[...] Par l'organe compétent ? Existe-t-il un suivi des délégations ? Si oui, par qui et comment est-il formalisé ? Existe-t-il des plafonds (montant, quantités Existe-t-il une procédure de double signature Existe-t-il des seuils de souscription pour l'émission d'un même titre ? Séparation des fonctions / Habilitations informatiques : Qui définit les habilitations informatiques ? Sur quels critères ? [...]