Contrôle de gestion bancaire : la gestion budgétaire des frais généraux

Résumé du document

Les services concernés sont ceux qui concourent indirectement à l'exploitation, - direction générale, services administratifs et financiers, contrôle de gestion ou service juridique, DRH, direction du personnel -, et sont caractérisés par des frais généraux, donc des charges indirectes dites "de structure". Ce sont des charges difficiles à contrôler et il est souvent difficile d'apprécier l'utilité réelle de ces dépenses. Les tâches accomplies par ces services sont multiples et rarement répétitives, ce qui conduit souvent à ne pas avoir la possibilité de construire une unité de mesure.
On a essayé de distinguer les centres de frais généraux en fonction de trois sous-catégories : centres de moyens (qui gèrent et distribuent les moyens nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, ex : DRH), les centres opérationnels (qui réalisent des opérations identifiables dont le volume peut être mesuré), centres de structure (qui assurent les fonctions de direction, coordination et contrôle). Le résultat obtenu par ces services est souvent peu quantifiable.
La budgétisation des frais généraux est difficile. On a tenté de rationaliser cette budgétisation par des méthodes classiques, puis on s'est de plus en plus focalisé à l'efficience de ces services procédant essentiellement par deux méthodes plus efficaces - l'analyse de la valeur des frais généraux ainsi que la budgétisation base zéro.
1. La budgétisation des frais généraux
2. Méthodes classiques de gestion budgétaire des frais généraux
3. Méthodes alternatives

Extraits

[...] Elle devrait se faire avant l'engagement de la dépense, et non après, de telle sorte qu'il n'y ait pas de dépassement budgétaire. Toutefois, ces méthodes ont des inconvénients très considérables: reconduire des budgets qui ne sont pas forcément liés et adaptés au prochain exercice, gonflement des besoins pour éviter les réductions d'allocations, absence du rapport coût/efficacité Méthodes alternatives 1. L'analyse de la valeur des frais généraux L'analyse de la valeur : il s'agit de transposer à ces services des analyses coût-qualité. [...]

[...] Ce système a conduit à des réflexions très opportunes sur les frais généraux. Pour la première fois, on a remis en cause l'organisation existante : rien n'est immuable. Avantages et inconvénients de la méthode Les avantages : Rend les services concernés plus efficaces, réduit les coûts, prend en compte le ratio efficacité/coût. Augmente les contraintes sur la planification et donc la rigueur lors de la création de budgets, remet en cause les acquis. Le budget est plus efficace dans la mesure où des phases de négociations sont nécessaires. [...]

[...] La construction du BBZ se déroule de la manière suivante: Attribuer des niveaux de service rendus On attribue aux différentes missions des niveaux avec comparaison aux indicateurs propres à l'entreprise ou bien des références externes. Evaluer les moyens affectés Pour estimer les coûts on a souvent recours à une unité de type heure ou homme / jour. Il convient de confronter ces résultats à des références externes. Evaluer le degré de pertinence stratégique Il s'agit dévaluer les missions et de procéder à un classement. [...]

[...] Contrôle de gestion bancaire : la gestion budgétaire des frais généraux 1. LA BUDGÉTISATION DES FRAIS GÉNÉRAUX Les services concernés sont ceux qui concourent indirectement à l'exploitation, direction générale, services administratifs et financiers contrôle de gestion ou service juridique, DRH, direction du personnel et sont caractérisés par des frais généraux donc des charges indirectes dites de structure. Ce sont des charges difficiles à contrôler et donc il est souvent difficile d'apprécier l'utilité réelle de ces dépenses. Les tâches accomplies par ces services sont multiples et rarement répétitives ce qui conduit souvent à ne pas avoir la possibilité de construire une unité de mesure. [...]

[...] On se pose alors différentes questions: quelle est la justification de la mission ? Quels sont les résultats qui peuvent être espérés? Quelles sont les conséquences d'un rejet de la demande budgétaire ? Quelles sont les alternatives envisageables ? La Direction Générale établit un classement entre les différentes propositions budgétaires. Proposer des scénarios d'allocation de ressources tenant compte des classements obtenus. Cette méthode a conduit à de nombreux progrès car elle a permis de réfléchir en profondeur à l'organisation des services fonctionnels, à ce que la décision finale ne soit plus uniquement dans les mains des dirigeants de chaque service et à des réductions de coûts importants (environ 40% de réduction). [...]