Les procédures du contrôle interne du cycle achats-fournisseurs

Thèmes abordés

Les procédures du contrôle interne du cycle achats-fournisseurs, réception des commandes, comptabilité, procédure des avoirs, contrôle de réception, trésorerie, besoins de production, enregistrement des factures, audit interne

Résumé du document

Selon la norme comptable n°1, le contrôle interne est un processus mis en œuvre par la direction, la hiérarchie et le personnel d'une entreprise et destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs : protéger les actifs, garantir la fiabilité de l'information, promouvoir l'efficience et l'efficacité… L'objectif de cet exposé est d'approcher le plus possible la démarche du contrôle interne d'un cycle spécifique, à savoir achats/fournisseurs. Ainsi, les commandes d'achat de matières ne doivent être faites qu'en fonction des besoins et pour des quantités optimales. Un contrôle de réception doit être prévu et le contrôle des factures doit être effectué avant règlement.

Extraits

[...] Les commandes d'achat de Mses et de matières ne doivent être fait qu'en fonction des besoins et pour des quantités optimales. Un contrôle de réception doit être prévu. Le contrôle des factures doit être effectué avant règlement. La comptabilité doit être en mesure de détecter les Mses reçues pour lesquelles aucune facture n'est encore parvenue ainsi que les factures comptabilisées pour lesquelles aucune Mse n'est encore reçue. Séparation des fonctions: commande, réception, courrier, comptabilité et trésorerie. Les procédures doivent répondre aux questions suivantes : Qui peut déclencher la commande ? [...]

[...] Enregistrer les avoirs l'indication « copie » et « originale » doit être opposée dès l'ouverture du courrier. Compostage des avoirs La vérification porte sur des calculs arithmétiques et le rapprochement avec les factures qui sont destinées à être annulées (en totalité ou en partie), les bons de réclamation et les bons de retour. Vérification des avoirs Lors de l'enregistrement de l'avoir, la référence d'enregistrement doit y être portée. L'affectation dans les comptes doit être conforme à l'affectation précédemment donnée à la facture annulée (partiellement ou totalement) Enregistrement en comptabilité Si l'avoir n'est pas remboursé par le fournisseur, les procédures doivent assurer que la personne qui règle la facture soit sure que les avoirs y correspondants sont bien déduits ou que les avoirs en cours sont déduits de la facture à régler. [...]

[...] A quel fournisseur doit-on s'adresser ? Quand passer la commande ? Quelle quantité doit-on commander ? Un bon interne de demande d'achat peut être crée quand la taille de l'entreprise le permet. Les besoins de réapprovisionnement peuvent être déterminés par le magasinier en fonction d'un niveau minimal de stock déterminé à l'avance par le service approvisionnement en fonction des besoins de production. Demande d'achat Une consultation systématique des frs doit être prévue. Le choix du frs doit permettre d'obtenir par comparaison des possibilités offertes, le meilleur prix dans la limite de la qualité exigée et des conditions de crédit. [...]

[...] BR pour pouvoir détecter les Mses reçues et non comptabilisées. Numéros internes des factures et des avoirs pour détecter les factures et avoirs frs reçus et non encore transmis à la comptabilité. Bons de réclamations pour pouvoir détecter les litiges en cours. Enregistrement en comptabilité Doit être porté uniquement sur l'original. Établit par le service financier. Bon à payer Par le responsable (dirigeant) qui doit être certain que la facture peut être payée et que les délais de paiement prévus ont été respectés. [...]

[...] Rapprochement entre BC et BL fournisseur. Cette vérification doit être matérialisée par un visa. Les procédures doivent prévoir les mesures à adopter en cas ou la qualité ou les quantités ne sont pas conformes, les Mses ont été endommagées au cours du transport. Vérification des réceptions Il doit être établi pour chaque réception. Il doit être pré numéroté et dressé en 3 exemplaires: Service magasinier Service achat pour vérifier la conformité des BC et BR. Service comptabilité pour pouvoir détecter les Mses reçues et non comptabilisées. [...]