L’évaluation du contrôle interne du cycle Achats-fournisseurs au sein du CHU - Fès

Thèmes abordés

évaluation du contrôle interne, cycle Achats-fournisseurs, CHU, Fès, Maroc

Résumé du document

La fonction achat occupe dans toute organisation la tête de la chaîne logistique de l'établissement, elle peut par insuffisance, être la source d'un dysfonctionnement sérieux perturbant les autres fonctions de l'établissement. En plus, les achats constituent, dans certains cas, la seule fonction qui peut augmenter le profit sans nécessiter d'investissement financier : il suffit de mieux acheter. Cette amélioration des achats peut se faire à travers :
- Une organisation plus efficace ;
- Une réponse ajustée aux besoins des utilisateurs ;
- Et, un contrôle sérieux des hommes et des processus.
C'est ainsi qu'un dispositif du contrôle interne de la fonction achats est nécessaire, en plus des audits périodiques permettant d'améliorer ses points et de générer des profits.
La conception et la mise en œuvre d'un système de contrôle sont donc inhérentes à toute forme d'organisation. À cet effet, les établissements disposent de toute une série de moyens de contrôle qui peuvent s'appliquer à divers stades du processus organisationnel pour guider l'activité et encadrer le comportement des individus qui les composent.

Extraits

[...] C'est ainsi qu'un dispositif du contrôle interne de la fonction achats est nécessaire, en plus des audits périodiques permettant d'améliorer ses points et de générer des profits. La conception et la mise en œuvre d'un système de contrôle sont donc inhérentes à toute forme d'organisation. À cet effet, les établissements disposent de toute une série de moyens de contrôle qui peuvent s'appliquer à divers stades du processus organisationnel pour guider l'activité et encadrer le comportement des individus qui les composent. [...]

[...] L'évaluation de l'existant 6.1 Grille d'analyse des tâches. Les grilles d'analyse de contrôle interne ou grilles d'analyse faisant ressortir les fonctions assumées par les postes de travail sont des tableaux à double entré effectuant l'inventaire des différentes opérations réalisées et permettant en particulier de repérer les cumuls de fonctions. Après avoir passé l'étape de prise de connaissance du dispositif du contrôle interne, l'auditeur procède à l'évaluation dudit dispositif Le Questionnaire du Contrôle Interne (QCI). L'objectif : Afin d'analyser le dispositif de contrôle interne du cycle achat fournisseur au niveau du CHU Hassan II, nous avons établit le questionnaire suivant : La conformité qualitative et quantitative : Objectif : s'assurer que tous les biens et services réceptionnés sont conformes quantitativement et qualitativement aux commandes. [...]

[...] Après approbation du CPS et du RC par le Directeur, le chef du service des marchés effectue le lancement de l'AO. S'il s'agit d'un AO restreint, le chef de service des marchés : - Etablit les lettres de consultation (au moins trois) ; - Remet les lettres de consultation au Directeur pour signature ; - Envoie les lettres de consultation signées aux fournisseurs/prestataires présélectionnés. Le service des marchés prépare l'avis d'AO en arabe et en français y joint la demande d'insertion et les soumet au Directeur pour signature. [...]

[...] La réception consiste à contrôler la conformité d'exécution par rapport au marché. Un PV de réception provisoire/définitif est établi et signé (le jour même de la réception) par la commission de réception puis diffusé comme suit : - Un exemplaire est conservé par le service utilisateur ; - Un original est transmis au service logistique qui se charge de l'envoyer par la suite au bureau de contrôle des factures relevant de la DAFLM ; A la fin de la période de garantie, les travaux / prestations font l'objet d'un contrôle et d'une réception définitive Contrôle des factures et pièces justificatives Suite à la réception d'une facture / décompte envoyée par un fournisseur / prestataire, le bureau de contrôle des factures : - S'assure que la facture / décompte reçue correspond à un BL et / ou PVR ; - Vérifie que la facture / décompte est conforme aux termes de références du marché signé ; - Procède à la vérification des valeurs, de la conformité de la facture / décompte aux prescriptions légales (facture / décompte numérotée, identifiant fiscal, patente, TVA, montant et taux de la TVA ) et aux règles en vigueur (facture /décompte établie au nom du CHH II, sans rature ni surcharge, arrêtée en chiffres et en lettres et fait entre quatre ou six exemplaires, selon le cas) ; - Vérifie également les calculs arithmétiques, la conformité des prix facturés par rapport aux prix du marché, la conformité du BC, BL, BR ou PVR par rapport à la facture / décompte sans oublier de vérifier la retenue de garantie, le cas échéant ; - Vérifie le respect des délais réglementaires (la caution définitive). [...]

[...] La clause du prix relative à ce type de marchés peut prendre l'une des formes suivantes : - Un prix identique en cas de marché à prix global, aussi bien pour la tranche ferme que pour la tranche conditionnelle ; - Un prix différent pour la tranche ferme et pour la tranche conditionnelle. Dans ce cas, la tranche conditionnelle comporte un rabais par rapport au prix de la tranche ferme. - La renonciation par le MO à réaliser une tranche conditionnelle doit être notifiée, par OS, au titulaire dans le délai fixé dans le marché. III. [...]