Les tableaux de bord dans une entreprise de services : l'Institut Français d'Opinion Publique (IFOP)

Résumé du document

Dans le cadre de cet exposé de contrôle de gestion, nous avons souhaité observer la mise en œuvre des tableaux de bord dans une organisation originale, qui ne soit pas une société industrielle « ordinaire ». Grâce à des contacts familiaux, nous avons pu rencontrer la responsable du contrôle de gestion de l'Institut Français d'Opinion Publique (IFOP). Cette rencontre s'est révélée intéressante car le service contrôle de gestion de la société est d'une envergure limitée, et que nous avons donc facilement pu en saisir l'intégralité, ce qui n'aurait pas été le cas dans un groupe international par exemple. De plus, les tableaux de bord développés sont relativement simples, ce qui est peut-être réducteur, mais ils ont également été de fait accessibles aux novices que nous étions.

Le département de contrôle de gestion de l'IFOP est de petite taille et ne compte que deux salariés. La personne que nous avons rencontrée, Mlle Isabelle N., est responsable du contrôle de gestion de l'entreprise et a participé à la création du service en l'an 2000. Elle dispose donc d'un recul intéressant concernant les indicateurs à utiliser, les tableaux de bord à élaborer, etc.
Du fait de la taille de la structure de l'entreprise, ces deux salariés sont parfois amenés à traiter des problèmes d'ordre comptable. Mais les rôles principaux du contrôleur de gestion chez l'IFOP sont de :
- élaborer un budget
- créer un reporting financier
- construire des tableaux de bord
- apporter un support financier en interne, c'est-à-dire qu'il est là pour fournir les informations financières demandées par les divers secteurs de l'entreprise.

Extraits

[...] Désormais, certains acteurs de l'entreprise attendent chaque mois impatiemment le compte-rendu de leurs indicateurs, ce qui permet à la responsable de se réjouir concernant la diffusion d'une certaine culture du tableau de bord Lecture d'un tableau de bord Pour évaluer la performance d'un indicateur, l'IFOP compare toujours les données de la période actuelle avec celles de la même période de l'année précédente. Il existe parfois aussi des valeurs seuils qui permettent de mettre en valeur ces performances. Le service contrôle de gestion de l'IFOP réalise un certain nombre de tableaux de bord. Isabelle Nguyen, notre contact, nous a présenté seulement ceux qui lui semblaient être les plus importants au vu de l'activité de l'IFOP. [...]

[...] Pour rendre compte des apports de cette rencontre et des découvertes que nous avons faites, il nous a semblé intéressant de présenter dans une première partie l'entreprise et ses spécificités, avant de nous attarder dans un second temps sur le service contrôle de gestion de l'entreprise et sur les tableaux de bord mis en place dans l'organisation. I. Présentation de l'IFOP A. Historique de l'entreprise L'Institut Français d'Opinion Publique a été créé en décembre 1938 par Jean Stoezel, qui était alors professeur à l'Université de la Sorbonne à Paris. C'est un voyage aux Etats-Unis qui lui fait prendre conscience de la nécessité de disposer d'outils statistiques précis pour mieux connaître les entreprises et les organisations. [...]

[...] Ce ratio est utile pour l'entreprise mais il n'a pas de conséquences sur la politique menée par l'IFOP. Les salariés ne voient pas leurs objectifs assis sur ce ratio et sa seule utilité réside donc dans sa comparabilité avec les valeurs des exercices précédents, pour évaluer la performance actuelle Les sources d'information Lors de la création du service du contrôle de gestion à l'IFOP, les sources d'informations étaient pour la plupart archaïques et décentralisées. Par exemple, en ce qui concerne le suivi des études vendues, il se faisait à la main, sur un cahier papier qui était différent pour chaque département. [...]

[...] Ceux-ci les utilisent pour leur compte propre, et non pour rendre compte de leur activité auprès de leurs supérieurs. C'est ainsi que se fait la distinction académique entre reporting et tableaux de bord, les derniers que nous venons d'évoquer étant clairement des tableaux de bord. Dans ce cas, le service contrôle de gestion élabore des tableaux de bord qui ont pour objectif principal de répondre aux besoins des demandeurs opérationnels. Il peut enfin créer des tableaux de bord destinés à un usage personnel interne au service contrôle de gestion. [...]

[...] Pour être clair et accessible, un tableau de bord ne doit contenir qu'un nombre limité d'indicateurs. On assiste dans la majorité des entreprises à une prolifération des indicateurs et des tableaux de bord et leur conjugaison n'est pas toujours lisible. Il est donc nécessaire de limiter le nombre d'indicateurs, de manière à rendre le tableau de bord finalisé appréhendable et gérable dans son intégralité par une seule personne La procédure d'élaboration d'un tableau de bord Les tableaux de bord de l'IFOP sont élaborés par Isabelle Nguyen, qui les crée selon la demande du personnel de l'entreprise. [...]