Les Progiciels de Gestion Intégrés (PGI) sont-ils sources de flexibilité pour l'entreprise ?

Résumé du document

Les PGI sont d'actualités car le modèle d'organisation des entreprises a changé. Il est passé de l'organisation verticale par fonction (commercial, production, recherche…) à l'organisation horizontale par processus (chaine logistique et flux transversaux en parcourant plusieurs fonctions) et orientée clients. On est arrivé à un modèle d'orientation client car d'un monde ayant 3 pôles économiques (EU, Japon, Europe), on est passé à quelque chose de plus complexe où dans la compétition il y a la Chine, l'Inde, la Russie… Il y a des concurrents partout, grands petits, internationaux locaux et les marchés sont devenus saturés. Le client est devenu roi, il peut choisir parmi une grande variété de produits et il est devenu très exigent.
Il y a 10-15 ans les choses étaient encore relativement simples. La demande était croissante et la problématique principale était de faire des économies d'échelle pour augmenter les marges. Il fallait donc assurer un meilleur rendement pour chaque fonction de l'entreprise.
Maintenant cela ne fonctionne plus comme ça! Monsieur le client roi est maintenant très exigent et, même pire, ces exigences sont en changement continu. Il ne veut pas seulement un prix bas, mais des délais plus courts et une meilleure qualité (ensemble de caractéristiques du produit qui le satisfassent). Et en plus, il faut innover fréquemment pour apporter au client une qualité qu'il ne trouve pas ailleurs.

Pour répondre à ce défi, il faut véhiculer une information homogène et enrichie sur les clients sur chaque maillon de la chaîne informationnelle de la prise de la commande, à l'approvisionnement et à la production, il faut avoir un référentiel de données commun. Et dans ce contexte, le progiciel de gestion intégrée est la solution, le support matériel, pour relier le réseau des processus.
Les PGI sont opposés aux applications dédiées. Ce sont des logiciels intégrés qui fonctionnent en temps réel, c'est-à-dire que toute information entrée est prise en compte immédiatement par le système. Cette information est ensuite disponible pour l'ensemble des services de l'entreprise.
En quoi les PGI sont-ils à l'origine de la flexibilité des entreprises ? Quels sont les liens entre PGI et flexibilité de l'entreprise ?

Extraits

[...] - Difficilement manœuvrable, et impossible à arrêter à temps lorsqu'un obstacle imprévu se dresse sur sa route - coût élevé (périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'organisation ou de l'entreprise (le progiciel est parfois sous- utilisé) (PGI=investissement qui peut être source de rigidité, car une fois les coûts engagés, il est difficile de pourvoir les remettre en questions même en cas de retournement du marché. complexité du projet - La taille du projet : un périmètre fonctionnel et organisationnel large peut générer une faible visibilité, un nombre élevé d'interlocuteurs, un morcellement du travail des procédures de participation et de décision lourdes ainsi que des conflits. - Le principal frein à la mise en œuvre d'un PGI est lié à la conduite du projet, dont la complexité, et parfois la longueur, constitue un obstacle de taille surtout pour les petites et moyennes structures. [...]

[...] Pourtant, l'objectif est bien d'amener l'information en temps réel au plus près des processus, de façon à rendre l'entreprise plus réactive et donc pus flexible. Difficultés pour le contrôle interne Les nombreuses fonctions du PGI, l'intégration de plusieurs systèmes et la gestion d'un flux important de données créent de nombreuses difficultés concernant le contrôle interne. Le principe de la base de données unique, qui favorise la diminution du nombre de saisies, rend également plus complexes les recoupements et supprime la plupart des interfaces entre traitements, faisant ainsi disparaître deux moyens de localiser et d'identifier d'éventuelles erreurs, alors même que leurs conséquences pourraient être largement amplifiées par cet effet de levier. [...]

[...] - La remise en cause des organisations et processus existants est aussi un facteur de risque et de perturbation pour l'entreprise. En effet, l'entreprise a le choix de maintenir l'ancien système pendant la mise en place du PGI (double travail(perte de temps(moins de flexibilité) ou de supprimer l'ancien ((que faire si des problèmes apparaissent lors de la mise en place du PGI ?(L'entreprise n'est plus opérationnel, car plus de logiciels(comment satisfaire le client - Nécessité d'une maintenance continue(l'entreprise devient dépendante du fournisseur PGI (tous ces inconvénients du PGI sont des freins à la flexibilité en termes de coût, de lourdeur technique, de manque de formation Moindre souplesse Les PGI entraînent souvent une moindre souplesse des interfaces, de telle sorte qu'on assiste souvent à un foisonnement de tableaux Excel pour retraiter les données brutes issues du système. [...]

[...] Et dans ce contexte, le progiciel de gestion intégrée est la solution, le support matériel, pour relier le réseau des processus. Les PGI sont opposés aux applications dédiées. Ce sont des logiciels intégrés qui fonctionnent en temps réel, c'est-à-dire que toute information entrée est prise en compte immédiatement par le système. Cette information est ensuite disponible pour l'ensemble des services de l'entreprise. La dénomination française "PGI" - "progiciel de gestion intégrée" signifie qu'il s'agit d'un logiciel qui sert à la "gestion intégrée" de l'entreprise. [...]

[...] : le commercial)(augmentation des erreurs Problèmes de l'éditeur Pour finir, la pérennité de l'éditeur est un élément majeur à vérifier avant de s'engager dans un projet PGI. Le vrai coût est celui du temps passé en interne, plus que celui de l'achat des licences. La validité du modèle économique du partenaire retenu, dans le temps, est un critère fondamental. Quel que soit le produit retenu, à méthode de travail égale et périmètre fonctionnel identique, les coûts ne sont pas forcément très éloignés d'une société à l'autre quand on compare les acteurs historiques qui durent dans cet environnement très concurrentiel. [...]