Facture électronique et dématérialisation, les enjeux et facteurs clés de succès

Résumé du document

Une facture est une pièce comptable qui détaille et précise le prix à payer pour des marchandises vendues, des services exécutés, dont l'établissement est une obligation légale. La facture, document central dans la relation commerciale, recouvre des problématiques comptables, commerciales ou encore fiscales. C'est en effet à la fois un document commercial formalisant une transaction et un document fiscal qui contient les informations relatives au régime applicable de TVA, elle permet à l'administration fiscale d'exercer son contrôle et permet aussi de justifier du droit à la déductibilité de la TVA.

Dématérialiser, c'est transformer un flux physique de documents, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux et traitements numériques et selon le groupe d'experts EU e-Invoice, facture électronique est le « terme générique pour désigner une facture dématérialisée ».

Dans cette synthèse nous nous intéresserons avant tout à la dématérialisation des factures entre professionnels, c'est-à-dire les factures échangées par une entreprise avec ses fournisseurs ou avec ses clients, eux-mêmes professionnels.

Extraits

[...] Le donneur d'ordre doit, par ailleurs, préciser l'existence ou non d'un workflow (intégré dans un ERP ou indépendant des applications), l'organisation entre la comptabilité et les services utilisateurs (multisite, relances, gestion des litiges . ) et le mode de gestion des commandes et des notes de frais. «L'équipe projet doit, enfin, définir dans le cahier des charges le format d'échange électronique pour les factures, mais également les solutions métier qui assurent toutes les fonctions nécessaires au traitement automatique des factures fournisseurs», conclut Jacques Robin. [...]

[...] En d'entre elles avaient engagé un projet de dématérialisation fiscale, mais seuls la pratiquaient avec la grande majorité de leurs clients et fournisseurs. Ceci peut s'expliquer par le fait que la dématérialisation fiscale est beaucoup plus complexe que les autres à cause des nombreuses réglementations qui s'y rapportent dans le CGI, principalement (conditions d'émission des factures, de leur signature électronique et leur modalité de stockage). 2e partie : Les enjeux de la dématérialisation Comme nous l'avons vu, la grande majorité des entreprises gèrent encore manuellement leur saisie et leur circuit d'approbation avant paiement. [...]

[...] La dématérialisation est également soutenue par le Plan Numérique 2012 présenté par Eric Besson. La volonté gouvernementale est de renforcer la confiance numérique pour gagner en compétitivité ce qui ne peut que participer au développement des projets de dématérialisation. Pour Jean-Michel Bérard, PDG d'Esker, le papier va disparaitre dans les entreprises d'ici dix ans Cependant, selon lui, un secteur résiste : celui des factures adressées aux particuliers Dans ce cas, le processus de leur production est largement dématérialisé, mais il y a rematérialisation à la fin puisque les factures sont encore largement imprimées et envoyées par courrier, même si la transmission par consultation sur internet progresse. [...]

[...] Par ailleurs, face à la conjoncture économique, le marché de la dématérialisation de factures devrait être moins touché que d'autres marchés du secteur des technologies de l'information et de la communication, les gains financiers tangibles qui y sont associés étant plus particulièrement recherchés par les entreprises en temps de crise et le retour sur investissement, particulièrement rapide. Or, Une enquête Gartner de 2009 a révélé que parmi les dix priorités des Directeurs des Systèmes d'Information, la réduction des coûts occupait la seconde place. Bibliographie indicative Facture dématérialisée : obstacles et solutions juridiques. [...]

[...] Il s'agit d'un document électronique qui certifie le lien entre l'identité du signataire et les données de vérification de sa signature électronique. Il revient ensuite au destinataire de la facture de vérifier l'authenticité et l'intégrité des documents reçus au moyen du certificat électronique. Les factures électroniques ont donc vocation à constituer des documents originaux (créés, transmis, archivés sous forme électronique), contrairement aux fichiers numérisés à partir d'une facture papier. l'échange de données informatisées (EDI) La facturation par voie d'EDI est un système informatique permettant d'échanger des factures à distance. [...]