Facture électronique, dématérialisation et les dispositions juridiques et fiscales

Résumé du document

On estime que chaque année, près de 2,5 milliards de factures seraient éditées par les entreprises.
La facture est un document fondamental dans la vie des entreprises et revêt un caractère probatoire important dans les transactions économiques entre client/fournisseurs ou entreprises elles-mêmes. Les factures jouent un rôle essentiel puisqu'elles retiennent de multiples informations stratégiques utilisables par de nombreuses parties prenantes de l'entreprise (managers, comptables et les contrôleurs de gestion). Il faut donc un système permettant un traitement des données rapides dans un contexte où le besoin d'information est donc de plus en plus important et où la rapidité et la réactivité constituent des facteurs clés de succès stratégiques.

La dématérialisation des factures a été initiée dès le début des années 80 à la demande de grandes entreprises notamment les constructeurs automobiles qui généraient de grandes quantités de factures, grâce au développement des périphériques d'acquisition tels que le scanner. Mais ce n'est que depuis 3 ou 4 ans qu'il commence réellement à prendre de l'ampleur et à se développer. Cette pratique au début timide gagne désormais de nombreuses entreprises (PME et grandes entreprises) où les volumes de factures manipulés sont importants (distribution, services publics (eau, gaz, électricité) permettant de rompre avec les inconvénients du traitement papier (lenteur, coût de traitement, archivage) dans un contexte de croissance exponentielle de la masse d'information à gérer. La facture électronique s'insère dans le cadre de la « gestion électronique des documents. » (GED). La GED se définit comme « un ensemble d'outils et de techniques utilisés par les entreprises pour dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents. »
Le papier ci-présent a pour but d'établir une synthèse d'un ensemble d'articles estimés pertinents traitant le sujet de la facture dématérialisée.
Dans une première partie nous tenterons d'expliquer quel est le rôle des factures dans le processus organisationnel. Ensuite nous analyserons les raisons ayant motivé les entreprises à opter massivement pour la dématérialisation de leur facture ainsi que les procédures permettant de passer d'un document papier à un document électronique.
La facture étant considérée comme un moyen de preuve juridique, pour supprimer le traitement papier des factures il faut donc assurer le respect d'un cadre légal parfaitement défini. Que prévoit la loi en l'espèce ? Nous nous consacrerons au cadre juridico-fiscal de cette pratique en mettant en évidence comment la législation a intégré cette nouvelle pratique pour assurer l'intégrité et la sécurité du traitement électronique des factures au travers des principaux textes de loi.

Extraits

[...] Par conséquent, l'administration doit pouvoir, à des fins de contrôle, accéder en ligne à ces factures et aux données jointes. Les exigences spécifiques Dans le cas des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d'une signature électronique l'article 289-V du CGI dispose, "les factures, peuvent, sous réserve de l'acceptation des destinataires, être transmises par voie électronique dès lors que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d'une signature électronique". Cela exclut toute facture initialement émise sur support papier et numérisée ensuite même si ce document est sécurisé au moyen d'une signature électronique. [...]

[...] Nous nous consacrerons au cadre juridico-fiscal de cette pratique en mettant en évidence comment la législation a intégré cette nouvelle pratique pour assurer l'intégrité et la sécurité du traitement électronique des factures au travers des principaux textes de loi. La facture : Définition et procédure de dématérialisation qu'est-ce qu'une facture? La facture est au cœur de toute transaction économique[1]. Il s'agit d'une pièce maitresse remplissant 3 principaux rôles : -un document comptable formalisant les transactions commerciales, car il traduit les conditions de ventes de marchandises ou de prestation de services au client (prix du produit, quantité, qualité). [...]

[...] ) éventuellement gestion de premier niveau (orientation du document en fonction de sa nature, saisie dans l'application de traitement des factures . ) Numérisation du document papier La numérisation d'un document papier recouvre 2 notions fondamentalement différentes : obtention d'une image fidèle à l'originale : saisie par scanner et représentation graphique à l'aide d'un certain nombre de points (aux formats BMP, GIF, JPEG . le texte éventuellement contenu sur le document ne peut pas être directement traité par un ordinateur, obtention d'un texte fidèle à l'original : le texte peut être directement exploité par l'ordinateur, mais on ne dispose pas d'une image fidèle à l'original. [...]

[...] Au-delà de l'implémentation EDI traditionnelle, les solutions de b-process ont également facilité la connexion entre les grands groupes et leurs partenaires de plus petite taille en leur permettant d'échanger leurs factures. Pionnier et numéro 1 sur son marché, b-process a renforcé sa position en 2008 grâce à un accroissement durable de son activité (95 millions de factures dont 9 millions hors de France). Plus de sociétés font confiance à b-process parmi lesquels Carrefour, American Express Europe, Total, Suez, McDonald's, Adecco et L'Oréal. www.b-process.com La facture électronique : quels avantages économiques et juridiques ? [...]

[...] Techniquement au point, les solutions du marché arrivent à maturité, s'appuyant sur deux grands principes, que sont l'EDI et la facture électronique sécurisée au moyen d'une signature électronique. Ces deux niveaux de dématérialisation ont pour objectif commun d'améliorer les échanges interentreprises en leur permettant de réaliser des économies non négligeables. Les gains potentiels d'une telle solution peuvent être catégorisés comme suit : Gain de temps Aspect financier Rapidité de transmission ; Rapidité de traitement des factures et des litiges potentiels ; Diminution du nombre des litiges potentiels ; Émission plus rapide du titre de paiement ; Comptabilisation automatique des factures ; Diminution du volume papier à traiter. [...]