Procédure de description la comptabilité fournisseurs

Thèmes abordés

Comptabilité fournisseurs, Flow Chart, système comptable, processus comptable, Contrôle Interne, pièces justificatives, arrêté comptable, comptable, logiciel comptable

Résumé du document

Le présent document a pour objectif de décrire le processus comptabilité fournisseur.
Réception des pièces justificatives
Lors de la réception du courrier externe, l'assistante d'accueil doit impérativement mettre les références de réception sur les pièces justificatives de nature comptable, avant de les transmettre à la validation et à la comptabilité.

Extraits

[...] Les pièces justificatives sont référencées lors des enregistrements comptables. La durée de conservation préconisée par l'administration fiscale pour les pièces justificatives ordinaires est de 10 ans puisqu'elles accompagnent les livres comptables. On dénombre trois catégories de pièces justificatives : • Les pièces émanant des tiers, • Les pièces internes, A. Pièces justificatives externes : Ce sont les pièces justificatives émanant des tiers comprennent, par exemple : • Les factures des fournisseurs, des prestataires de services, • Les factures de consommation d'eau, d'électricité, de télécommunication Les pièces externes doivent comporter les références des transactions auxquelles elles se rapportent pour être prises en considération et imputées correctement en comptabilité (convention, contrat, commande, etc . [...]

[...] ✓ 5ème niveau : les auditeurs internes ont un regard sur le processus interne et le détail comptable et financier. B. Contrôles inopinés Toutes les factures classées dans les dossiers fournisseurs doivent comprendre une demande d'achat, un BC et une demande de paiement avec la copie du chèque ou du reçu espèces pour le règlement. Un contrôle de conformité doit être effectué entre les BC/BL et facture reçue. Point d'attention : ✓ L'objectif principal de la mise en place de l'imputation des transactions par section analytique permet d'évaluer la rentabilité de chaque activité et de prendre les décisions appropriées pour leurs développements. [...]

[...] Descriptif du processus comptable : 1. Réception des pièces justificatives Lors de la réception du courrier externe, l'assistante d'accueil doit impérativement mettre les références de réception sur les pièces justificatives de nature comptable, avant de les transmettre à la validation et à la comptabilité Contrôle & Validation des factures (Annexe : La personne habilitée à valider doit approuver les factures définitives en rapprochant BL/BC. La validation est matérialisée par la signature de la personne sur la facture. Lorsqu'il y a discordance entre la facture et le Bon de commande, le processus du paiement de la facture est bloqué jusqu'au règlement du litige et l'obtention de l'avoir correspondant au montant du différend Imputation & saisie des pièces justificatives Le comptable doit respecter le principe selon lequel toute information d'ordre comptable ou physique n'est saisie qu'une seule fois à partir d'une seule pièce justificative originale. [...]

[...] • Le contrôle de l'exhaustivité de l'enregistrement des factures fournisseurs : Il faut vérifier que toutes les factures établies et reçues pendant le mois ont bien été enregistrées en comptabilité. VI. Processus Contrôle Interne : A. Contrôles mensuels ✓ 1er niveau : A la fin de chaque écriture, le comptable fournisseur revoit les saisies comptables pour s'assurer de leurs imputations dans le système, d'autre part ✓ 2ème niveau : Le CFO et le Financial Controller analyse chaque de fin de mois le niveau des charges saisies dans le système pour s'assurer de la cohérence. [...]

[...] Organisation du système comptable : A. Les journaux comptables Achats Les opérations sont enregistrées chronologiquement dans les différents journaux achats en fonction de leur nature. Ainsi, le système comptable de la société comprend les journaux suivants : * KR : Dans lesquels sont enregistrées les factures d'achat et de prestations liées aux activités principales et connexes de la société. * KG : pour les factures avoirs. * AA : pour les factures des immobilisations. B. Le Planning des Travaux comptables & Financiers Les travaux comptables sont subdivisés en 4 catégories comme suit : • Travaux quotidiens : Réception des factures fournisseurs, Saisie des factures d'achat, Contrôle & validation des imputations. [...]