La procédure de gestion de la caisse des escales

Thèmes abordés

Management, Procédure de gestion de la caisse des escales, service trésorerie, treasury controller, solde comptable, direction financière, revue comptable, financial controller

Résumé du document

La présente procédure a pour objectif de définir les règles, les modalités de gestion et de contrôle des caisses au niveau des escales ainsi que les responsabilités des différents intervenants. Cette procédure décrit les principales phases de gestion des caisses des escales. Le besoin d'alimentation des caisses émane des escales. L'ADM envoie une demande d'alimentation de caisse au service trésorerie détaillée par un PV de caisse et un état de caisse validé par les personnes habilitées. Le Treasury Controller s'assure des validations sur les documents envoyés, il rapproche le solde de l'état de la caisse et le solde comptable sur SAP avant de procéder à la mise à disposition signés par les personnes habilitées.

Extraits

[...] II- Le contrôle des caisses : Le contrôle de la caisse se fait à travers 4 niveaux : Le premier contrôle se fait au niveau de l'escale : Le DSM/RSM doit s'assurer que le solde physique de la caisse correspond au solde mentionné sur l'état de caisse à travers un inventaire physique mensuel qui doit être matérialisé par un état d'inventaire (PV signé par l'ADM et le DSM/RSM) Le deuxième contrôle se fait au niveau de la comptabilité : Le Financial Analyst reçoit chaque fin de semaine l'état de caisse et les pièces justificatives. Il procède à un contrôle détaillé des pièces et à la réconciliation avec l'état de caisse. [...]

[...] Le quatrième contrôle se fait au niveau de la Direction Financière : Un contrôle inopiné est planifié au moins une fois par an et par escale par les équipes de la Direction Financière pour contrôler la caisse. L'ADM et le DSM/RSM doivent être capables de justifier les écarts constatés. III- La Comptabilisation : Le comptable procède à la comptabilisation des mouvements de la caisse sur SAP après le contrôle des pièces justificatives en débitant les comptes de charge et en créditant les comptes de caisse. Le Financial Controller et/ou le CFO effectue une revue comptable à la fin de chaque mois pour s'assurer de la cohérence globale des écritures. [...]

[...] - La gestion de la caisse : L'ADM gère les flux sortant de la caisse de l'escale au quotidien, notamment les achats dont le montant est inférieur ou égal à 1000.00 Dh validés au préalable par les DSM/RSM et les ordres de missions dont le montant est inférieur ou égal à 2000Dh. Dans le cas où les achats dépassent 1000 Dh et les OM 2000Dh l'ADM doit remonter la demande d'achat et de paiement au siège en fonction de la matrice des pouvoirs. [...]