Comment gérer la pertinence des provisionnements du compte "fournisseurs factures non-parvenues" dans un grand groupe?

Résumé du document

L'origine de la société X remonte à 1860, c'était à l'époque un atelier de porcelaine. En 1944, c'est le début d'une immense réussite dans le secteur de l'installation électrique et des réseaux d'informations.
Aujourd'hui, le groupe X, grand groupe français, poursuit sa croissance externe avec la création de nouvelles filiales et l'arrivée de quatre sociétés.
C'est devenu un très grand groupe comportant de nombreuses filiales Certaines d'entre elles sont d'ailleurs les sociétés mères d'autres filiales. Et bien sûr celles-ci ont des gestions comptables différentes et séparées.
Pour réussir sa croissance, le groupe a choisi d'augmenter ses investissements en recherche et développement. Il a également décidé d'accroître ses efforts pour augmenter son efficacité, afin d'optimiser les flux et surfaces.
Au niveau local, la société X a déjà fermé plusieurs sites autour de Limoges. D'autres fermetures sont également à prévoir. Pourtant, il ne suffit pas de faire des économies sur les infrastructures pour obtenir des gains de productivité.
Il faut également analyser la pertinence des dépenses.
Dans toutes les entreprises, les opérations commerciales d'achat et de vente donnent lieu à l'établissement d'un document, la facture. Elle est émise par le fournisseur et destinée à son client, qui indique le détail et les conditions de négociation de l'opération et le montant à payer.
En cas de litige, elle devient mode de preuve de la vente et des conditions de son exécution. Et elle permet, d'un point de vue fiscal un contrôle rigoureux des opérations commerciales.
Cependant, l'entreprise est un ensemble de moyens techniques, financiers et humains qui entretient des relations avec son environnement. Ainsi, dans une comptabilité, on peut régulièrement avoir des litiges avec le fournisseur, des problèmes de références entre les factures et les commandes, et tous ceux-ci ne sont pas forcément rapidement réglables.
Parfois des litiges n'ont pas été résolus, des factures ne sont pas parvenues ou n'ont pas été retournées.
A la naissance d'un évènement, une provision peut être comptabilisée lorsqu'apparaît la probabilité de payer une charge.

Extraits

[...] Dans ce cadre-là, la société réalise des achats et tant qu'elle n'a pas payé les marchandises, elle a une dette envers le fournisseur. Ainsi, lorsque l'on passe un achat, avant même d'avoir reçu les marchandises ou les services, on passe une première écriture comptable. Elle concerne les achats, classe et les comptes de fournisseurs, classe 4. Lorsqu'elles sont saisies, les informations sur les réceptions et les mises en stocks sont transcrites en écritures comptables. Les informations sur les achats ne génèrent pas d'écritures, mais servent de base aux écritures de réceptions. [...]

[...] En effet, certaines des réceptions sont parfois non rapprochées d'une facture à cause d'un litige, d'une erreur dans le choix des réceptions. Les réceptions qui n'ont pu être traitées restent dans le compte 408100 Fournisseurs Factures non parvenues on ne pourra pas contrepasser l'écriture de provisionnement (voir écriture Mais le traitement des factures n'est pas une tâche facile et on est souvent retardé. Pour des erreurs de raison sociale, de prix, parce que l'on attend la réception, ce compte ne s'équilibre pas forcément rapidement. [...]

[...] Le rapprochement avec une commande est impossible, puisqu'elle n'existe pas. Il n'y a pas de conséquence sur le 408100. La facture sans commande est enregistrée directement avec des numéros de comptes. Mais, il se peut également que le fournisseur ne l'ait pas référencée. C'est donc plus compliqué. Cette facture peut avoir été enregistrée sans commande alors qu'elle correspondait bien à une commande passée. Ce qui veut dire que les réceptions correspondant à cette commande n'ont pas été rapprochées de la facture correspondante. [...]

[...] Et également de ne plus accepter les factures sans commandes. Si chaque livraison correspond à une commande, il est alors plus facile de vérifier les conditions de paiements, les prix pratiqués Pour faciliter toutes les vérifications qui sont très longues, on pourrait également imaginer un système qui concentre les seules données nécessaires. Toutes les factures qui rencontrent des différences d'ordre quantitatif, qualitatif ou de prix pourraient être disponibles par le biais d'une requête et comparées aux commandes présentent dans le 408100. [...]

[...] Afin, de palier à des difficultés liées au montant ou à l'échéance, le système de provisions va permettre d'anticiper une charge de l'exercice comptable, en cours, dont la comptabilisation va affecter le compte de résultat. Selon le principe comptable de prudence, les provisions permettent d'attendre la facturation des réceptions. Cependant, certains fournisseurs ne facturent pas les livraisons qu'ils ont effectuées, ou alors, pas au tarif préétabli. Il se peut également qu'une erreur ait été commise lors de la saisie. Les réceptions réalisées ne sont alors jamais facturées, et de ce fait toujours provisionnées. Il faut les analyser afin de savoir si elles ne sont pas devenues obsolètes. [...]