Les entreprises de vente de biens par internet : le principe de séparation des exercices et procédures préconisées

Résumé du document

Ces dernières années, les cabinets d'expertise comptable et de commissariat aux comptes ont vu apparaître dans leur clientèle des entreprises d'un genre nouveau : les entreprises de vente de biens par internet.
La vente à distance existe depuis de nombreuses années. Mais, avec le développement d'internet, elle connait une renaissance. Les formes de commercialisation sur la toile sont diverses et touchent toutes les catégories. De la page personnelle du particulier au site internet de la société multinationale en passant par les sites de vente spécialisés, l' « e-commerce » séduit ainsi de plus en plus d'entreprises.

Au sein de mon portefeuille client, j'accompagne plusieurs entreprises de vente par internet. Initialement, la majorité disposait d'un magasin, l'activité sur internet venant en complément par la création d'un site propre. Mais rapidement les chiffres d'affaires réalisés en ligne ont dépassé ceux des boutiques et les volumes d'opérations ont connu une croissance exponentielle.
De nouvelles problématiques me sont alors apparues : comment appréhender l'e-commerce ? Peut-on se fier aux états fournis par le client : les principes d'indépendance des exercices et d'exhaustivité de comptabilisation du chiffre d'affaires sont-ils respectés ?

En prenant l'exemple de la société Z, nous analyserons les difficultés rencontrées lors de la comptabilisation du chiffre d'affaires et le suivi des encaissements dans un dossier de e-commerce et proposerons des solutions à travers la mise en place de procédures.
Créée en 2005 par l'ouverture d'un magasin, la société Z est spécialisée dans la vente d'articles de sports nautiques. En 2007, elle commercialise ses produits sur un site internet conçu par le gérant avec possibilité de commandes et règlements en ligne. Actuellement, une deuxième boutique internet a vu le jour. Le chiffre d'affaires annuel avoisine les 350 k€, l'entreprise emploie 3 personnes.

Extraits

[...] Enfin, il est courant mais particulièrement au sein d'une société pratiquant le e-commerce que les échanges de conversation mais également de documents se fassent par e-mail. Dans ce cas, il est fondamental de préciser au gérant qu'il faut éditer et nous transmettre ces informations, notamment les factures et justificatifs de commissions et frais ainsi que les relances des impayés afin de pouvoir procéder aux ajustements nécessaires. La mise en place d'un questionnaire permet de comprendre les différents flux physiques et financiers connexes à l'activité de e-commerce et d'ainsi appréhender les zones de risques. [...]

[...] Les commandes saisies le jour J sont-elles expédiées le jour J ? Quel est le délai maximum entre la saisie de commande et l'expédition ? (les raisons) Y-a-t-il un inventaire tournant pour assurer l'absence de produit manquant ? Si un produit est manquant, l'envoi se fait-il en une ou deux fois ? Y-a-t-il des réexpéditions de produits ? La sortie des produits se fait-elle sur la base de la commande ou en réel ? Quand est enregistrée la sortie du stock ? [...]

[...] En 2007, elle commercialise ses produits sur un site internet conçu par le gérant avec possibilité de commandes et règlements en ligne. Actuellement, une deuxième boutique internet a vu le jour. Le chiffre d'affaires annuel avoisine les 350 l'entreprise emploie 3 personnes. I. La démarche opérationnelle Après une prise de connaissance des états mis à disposition par le client permettant la détermination du chiffre d'affaires, j'étudierai les problèmes rencontrés. A. La comptabilisation du chiffre d'affaires d'après les éléments fournis par la société Z La société Z dispose pour le magasin d'une caisse qui enregistre le chiffre d'affaires par le mode de règlement (chèque, carte bancaire ou espèces) pour chaque client. [...]

[...] Les entreprises de vente de biens par internet : le principe de séparation des exercices et procédures préconisées Sommaire Sommaire 1 Introduction 2 I. La démarche opérationnelle 3 A. La comptabilisation du chiffre d'affaires d'après les éléments fournis par la société Z Les règlements Les remboursements Les crédits clients La comptabilisation du chiffre d'affaires 4 B. La séparation des exercices et le suivi des encaissements Les règlements par chèques Les règlements par cartes bancaires Les règlements par Paypal Les règlements par virements ou via 1euro.com 6 II. [...]

[...] Mais l'intérêt de cette méthode est surtout de s'assurer de la vraisemblance et de la fiabilité du système d'informations et des états fournis. Par ailleurs, pour comprendre les systèmes utilisés par mes clients mais surtout les informations qui me sont transmises pour établir le bilan, il m'arrive de tester leur site internet et procédures en commandant, payant en ligne et parfois ramenant pour remboursement. Ainsi, je constate la régularité des documents envoyés aux acheteurs et la réalité des flux physiques et financiers. [...]