La dématérialisation des documents comptables

Résumé du document

La dématérialisation des factures a été initiée dès le début des années 80. Aujourd'hui, elle est devenue une réalité pour les entreprises et les particuliers, dans un système où le besoin d'information est de plus en plus important.

Des études estimant que chaque année près de 2,5 milliards de factures seraient éditées par les entreprises, donne raison à l'évolution de cette solution. De plus, l'administration publique en a été en partie le précurseur, en poussant les entreprises à transmettre des documents dématérialisés comme les déclarations fiscales et sociales, etc.

De ces faits, la GED, Gestion Electronique des Documents, est de plus en plus adoptée dans les organisations, publiques et privées.
Cette décision de dématérialiser les factures est une réelle avancée dans un groupe fondé il y a plusieurs décennies, et dont la culture d'entreprise, les mentalités et les méthodes de travail paraissaient difficiles à adapter face à une telle solution provoquant de nouvelles formes d'organisation et de gestion.

Cependant, qu'est ce qui incite les entreprises à dématérialiser tout ou une partie de leurs documents comptables ? Mais aussi, à quels problèmes de gestion doivent faire face les entreprises ? Quelles répercutions sur les organisations ? Quelles difficultés rencontrées ?

Extraits

[...] SOMMAIRE INTRODUCTION . page 1 I. ENJEUX ET MOTIVATIONS DES ORGANISATIONS A DEMATERIALISER . page Définition de la dématérialisation . page Pourquoi dématérialiser ? . page 3 Ce qui motive les entreprises . page 3 Le mythique zéro papier . page 3 Gain de temps . page 4 Gain financier et de productivité . [...]

[...] page 17 Gestion des FNV . page 19 II. REPERCUTION ET LIMITES DE LA DEMATERIALISATION . page 20 Les limites de la dématérialisation . page 20 Réticences des entreprises . page 21 Répercutions organisationnelles et culturelles . page 22 Choc des cultures . page 23 La mutation des habitudes . page 23 Les notions de responsabilités . page 24 Premiers retours d'expérience chez Setec . [...]

[...] page 8 Vérification des factures par les comptables . page 9 Scan . page 10 Contrôle dans FMFI . page 11 Check identify ou identification fournisseur . page 11 Check ou contrôle des factures . page 12 Contrôle dans Share . page 13 Prise en charge comptable . page 14 Aiguillage . page 15 Validation de niveau 1 et page 16 Exportation des données validées . page 17 Intégration dans le système d'information . [...]

[...] Pourquoi dématérialiser ? Toutes les organisations n'ont pas forcement les mêmes arguments les motivant à dématérialiser leurs documents. Nous allons donc voir dans un premier temps, d'une façon générale, les différents points majeurs qui motivent les entreprises à dématérialiser. Dans un deuxième point, nous parlerons des enjeux du groupe Setec à avoir pris la décision de dématérialiser les factures fournisseurs au 1er janvier 2010. Ce qui motive les entreprises Le mythique zéro papier ou bureau sans papier Aujourd'hui, les entreprises pensent généralement que le passage au zéro papier est un mythe. [...]

[...] Ce rapport indique la société concerné, la date, nombre de documents etc. pour le Une fois les lots scannés, il reste à la secrétaire comptable de faire une pré-vérification dans FMFI Une facture qui vient d'être scannée peut prendre trois chemins, soit : - Elle passe directement dans l'application Share afin d'être transmise électroniquement pour être validée. Ce cas est optimal, car cela veut dire que le scan a lu et reconnu toutes les informations nécessaires à l'envoi de la facture (à contrôler tout de même) - Elle passe dans FMFI en contrôle de facture et dans ce cas le scan a reconnu les fournisseurs mais pas tous les éléments permettant de la transférer. [...]