Le cabinet d’expertise comptable face à la dématérialisation des documents comptables et des échanges d’information

Résumé du document

La profession comptable est depuis toujours confrontée à la gestion matérielle du papier. Celui-ci constitue une contrainte importante dans la réalisation des travaux et le déroulement de la mission, que ce soit au niveau de l'obtention des informations, de leur consultation, de leur traitement ou de leur conservation. De plus, ce support représente un frein dans la communication de l'information, alors que les cabinets d'expertise comptable sont soumis aux différents impératifs de délais, imposés tant par les administrations que par les clients.
Pour faire face à ces difficultés, la profession doit donc envisager de nouvelles méthodes d'organisation, et notamment la dématérialisation de tous les documents comptables et des échanges d'informations, par la mise en place d'une gestion en « zéro papiers ».
La dématérialisation des documents comptables et des échanges d'informations constituent un véritable enjeu stratégique pour les entreprises qui doivent fournir rapidement de plus en plus d'informations financières à des partenaires toujours plus nombreux. Cette notion ancienne, apparue dans l'industrie avec le toyotisme, a longtemps été jugée irréalisable, face aux exigences de documentation des travaux et aux nombreuses obligations déclaratives.
Avec la révolution technologique et une diminution croissante du prix des matériels, les applications professionnelles se multiplient et la « culture numérique » prend le pas sur la « culture papier » dans de nombreux domaines.
Ainsi, la mise en place d'un projet de dématérialisation des documents comptables par la profession est non seulement désormais possible, mais constitue un véritable enjeu pour les cabinets d'expertise comptable puisqu'elle offre de nombreuses opportunités, aussi bien en termes de coûts, de conditions de réalisation des missions, de productivité, qu'en terme de notoriété. Il s'agit donc d'une évolution stratégique qu'il convient de mettre en place dès à présent puisque les techniques sont désormais efficaces et que les améliorations apportées, tant en terme de qualité que de coûts, sont supérieures à l'investissement nécessaire.
Pour expliquer et décrire cette évolution du mode d'organisation, ce mémoire est articulé en quatre parties. Dans une première partie, nous exposerons les caractéristiques générales de la dématérialisation, et dans une deuxième partie, nous essaierons d'expliquer comment faire pour mettre en place un projet de dématérialisation appliqué aux missions quotidiennes du cabinet d'expertise comptable. Dans une troisième partie, sera abordé le concept de management dans un milieu dématérialisé, et enfin, nous évaluerons le projet de dématérialisation des documents comptables et des échanges d'information.

Mots clés: comptabilité, gestion, étude, cabinet, expertise comptable, dématérialisation, gestion électronique des documents, GED, signature électronique, télétransmission, authentification, cryptographie, archivage électronique, horodatation, firewall, réseau privé, logiciel, internet, numérisation

Extraits

[...] Il est souvent utilisé dans les échanges de commerce électronique. - Réseau privé virtuel (V.P.N) permet de relier deux réseaux locaux par une liaison publique, à risque, que l'on sécurise. Outre la confidentialité garantit en général le filtrage des adresses I.P (Internet Protocol), l'intégrité des données et l'authentification. Pour authentifier les utilisateurs du réseau plusieurs modes d'identification existent : - l'utilisation de login (mot de passe propre à chaque utilisateur) - l'utilisation de clés physiques, cartes à puces etc . [...]

[...] L'utilisation du pseudonyme est possible, à condition de le mentionner dans le certificat, afin que l'autorité de certification ou de prestataire de services de certification ait connaissance de l'identité exacte. Autre élément important, le certificat est signé électroniquement par le prestataire de services de certification. Cela signifie que le certificat peut aussi être authentifié, et permettre ainsi de connaître l'autorité dont il émane. Cette vérification s'opère en ligne. Le décret du 30 mars 2001 contient également des dispositions relatives à la vérification de la signature électronique. [...]

[...] Il est également connecté, lorsque sa fonction s'y prête, à de nombreux correspondants, y compris à des clients, qui ont la possibilité de s'exprimer en bien ou en mal. Tout est transparent et même ceux qui, de par leur fonction, n'ont pas beaucoup à communiquer, sont tenus au courant de la vie de l'entreprise par l'Intranet. Ils accèdent à l'Intranet soit sur leur ordinateur ou s'ils n'en sont pas équipés, sur une borne interactive mise à leur disposition, car personne ne doit être laissé à l'écart. [...]

[...] Ainsi, que les dossiers soient ou non saisis au cabinet, la dématérialisation de la révision doit être réalisée grâce au dossier de travail informatique. Conscients que la révision constitue un travail important pour les cabinets, de nombreux éditeurs de logiciels ont intégré dans leur gamme expertise comptable des dossiers de révision informatiques, parmi lesquels CEGID, QUADRATUS et CADOR-DORAC. Avec QUADRATUS le seul plus est qu'en effectuant la révision comptable on aura plus besoin de rechercher les documents papiers pour vérifier l'écriture comptable. [...]

[...] L'entreprise peut ainsi transmettre à sa banque tout fichier de virements, prélèvements et remises de traites à l'encaissement ou à l'escompte. En sens inverse, et après une phase de paramétrages, ce système permet à l'entreprise de recevoir ses relevés bancaires électroniques. Ils peuvent alors être directement intégrés en comptabilité, évitant ainsi une saisie parfois fastidieuse. Cette utilisation est particulièrement intéressante pour les dossiers réalisant de nombreux encaissements dématérialisés (exemple des pharmacies encaissant quotidiennement des remises de cartes bancaires et des virements de tiers payants en quantité importante) ou des escomptes systématiquement de traites (permettant ainsi de récupérer le détail de chaque compte client, avec la date d'échéance de chaque remise) Cadre legal et evolution de la reglementation La signature électronique Aspect technique et juridique de la signature électronique Si la dématérialisation a connu cet essor depuis quelques années cela s'explique en partie par l'entrée en vigueur du décret du 30 mars 2001. [...]