Procédure de maîtrise des documents

Résumé du document

Cette procédure a pour but de définir les règles à observer pour la création et la gestion des documents d'organisation et du système de management de la qualité ENTREPRISE.

Ces documents peuvent être créés en interne ou provenir de l'extérieur.

Manuel Qualité (MQ) : ce document décrit le système de management de la qualité mis en oeuvre par la société (...)

Extraits

[...] Instructions : ces documents décrivent les manières spécifiées d'effectuer une activité dans un processus. Modèles/Formulaires : document type pour enregistrer des données, informations et activités Enregistrements : un enregistrement permet de fournir des preuves tangibles des activités effectuées ou des résultats obtenus. Les enregistrements doivent être maintenus de façon systématique et ordonnée afin de permettre leur récupération aisée pour les besoins des clients, des audits, des revues ou analyses et pour démontrer l'efficacité du système qualité Documents externes : normes, textes légaux et autres règles relatives au domaine d'activités de l'entreprise, documents en provenance des clients, documents en provenance des fournisseurs et des sous-traitants. [...]

[...] L'attribution d'un numéro à 2 chiffres permettant la classification du document. Ce numéro à 2 chiffres peut être précédé d'un code à 2 lettres précisant le champ d'intervention du document 4 Approbation des documents Les documents sont approuvés selon les modalités suivantes : Un document est considéré comme approuvé lorsqu'il est signé par l'approbateur (voir tableau ci-dessus) et mis à disposition du Responsable Qualité pour enregistrement et diffusion. Les comptes-rendus de réunions, de revues de directions et d'assemblées générales doivent être signés par l'ensemble des personnes présentes Diffusion des documents Avant diffusion, le Responsable Qualité vérifie tous les documents quant à leur formalisation, leur référence et leur version. [...]

[...] Une copie de chaque document à jour est diffusée à l'ensemble du personnel par voie électronique avec la mention Information qualité Modification des documents Toute modification de document interne suit les mêmes règles de rédaction, d'approbation et de diffusion que le document d'origine. Les anciennes versions sont conservées dans le dossier Documents obsolètes pendant une période définie selon la nature des documents. Toute modification du contenu d'un document nécessite un changement de version et de date de mise à jour. Le Manuel Qualité indiquera la nature des modifications dans l'historique. [...]

[...] Domaine d'application Cette procédure a pour but de définir les règles à observer pour la création et la gestion des documents d'organisation et du système de management de la qualité de ENTREPRISE. Ces documents peuvent être créés en interne ou provenir de l'extérieur. Définitions Manuel Qualité : ce document décrit le système de management de la qualité mis en œuvre par la société. Procédures organisationnelles : ces documents décrivent les règles d'organisation à appliquer pour toutes les activités de la société. Elles sont d'application transversales. [...]

[...] La dernière version en cours est indiquée dans le document Liste des documents les documents en modifications ainsi que les documents en création sont mis dans le dossier Documents en modification une fois la modification ou la création terminée, l'ancienne version (s'il s'agit d'une modification) est conservée dans le dossier documents obsolètes et la nouvelle version est mise dans le dossier correspondant avec un mise à jour de la version en cour dans le document FOR-QUA-05 liste des documents Sauvegarde des documents informatiques : Une sauvegarde de l'ensemble des fichiers contenus sur l'unité centrale informatique est assurée 1 fois par semaine sur un disque dur externe, les dossiers sont conservés pendant la durée de 10 semaines. [...]