La dématérialisation des documents comptables - publié le 31/01/2011

Résumé du document

Au milieu des années 80, l'informatique et les nouvelles technologies font leur apparition et bouleverse l'organisation des entreprises. En effet cela leur a permis d'être plus efficace et de commettre moins d'erreurs. Elles sont donc devenues plus compétitives et peuvent faire face plus rapidement à la concurrence. Aujourd'hui, les entreprises doivent fournir de plus en plus d'informations le plus rapidement possible. C'est pour cela que l'échange de documents électroniques représente un réel avantage pour les entreprises qui utilisent ce mode de fonctionnement. La dématérialisation permet de transformer un document papier en document numérique. Adopter ce système représente de nombreux avantages, par conséquent le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont automatisés et sécurisés. Une entreprise doit également fournir des informations à ses différents partenaires et utiliser la dématérialisation la facilite, cela est plus rapide et moins contraignant. Par contre, cette utilisation massive des échanges électroniques n'est pas sans faille, il faut s'assurer de l'authenticité de ces documents car ils doivent pouvoir être considéré comme des preuves lors d'un litige exactement comme un document écrit (...)

Extraits

[...] Ses différents acteurs Tous les services d'une entreprise ou d'une administration sont concernés Direction des Ressources Humaines (bulletins de paie, ordre de mission, congés), Direction des Finances, Direction Générale (rapports, projets), services juridique, service achat La dématérialisation permet à tous les acteurs des services d'une l'entreprise de consulter les documents. Ceux-là peuvent être créés, modifiés, visualisés, téléchargés, transmis, dupliqué. Toutefois, il est possible de créer des accès restreint pour garantir la sécurité de certains fichiers. Certains documents pourront être consultables mais pas modifiables par tout le monde. La mise à disposition des documents permet une approche du travail collaboratif différente, en effet on peut repousser les limites et partager des données au-delà des frontières géographiques. Toutes les données se trouveront instantanément disponible aussi bien au niveau interne qu'externe. [...]

[...] Les objectifs du stockage sont de pouvoir prouver, comprendre, mémoriser, et bien sûr communiquer. L'archivage doit être en accord avec la législation, notamment pour tout ce qui concerne les preuves. Ainsi, la plupart des documents comptables doivent être conservés dix ans, comme les livres et registres comptables, les comptes annuels, les pièces justificatives (dont les factures), les documents bancaires, dans un état dans lequel le contenu du document peut être restitué, y compris sur support papier si l'administration le demande. [...]

[...] À l'heure actuelle, les cabinets d'expertise comptable se sont résolus à utiliser l'outil informatique qui leur a permis d'accroître leur productivité et de s'assurer une meilleure gestion des informations. L'informatique a fait évoluer les métiers de la comptabilité, en effet aujourd'hui c'est un métier qui est un peu plus relationnel, et qui nécessite des compétences particulières notamment au niveau des logiciels de comptabilité. Avec l'arrivée de la dématérialisation, les habitudes évoluent et le monde du travail fonctionne différemment qu'il y a 20 ans. I. La dématérialisation et ses différents acteurs a. En quoi consiste la dématérialisation comptable ? [...]

[...] La signature s'envoie en parallèle du message. La signature électronique répond donc aux 5 critères qui lui ont été fixés : elle doit être authentique, infalsifiable, non réutilisable, irrévocable et inaltérable. d. L'évolution du document dans le système d'information La notion de workflow est essentielle dans la gestion électronique des données. Il s'agit de modéliser et gérer les flux de données dans l'organisation. Généralement les Progiciels de Gestion Intégrés contiennent un moteur de workflow, qui est un module qui permet de formaliser ces workflows, et également de les gérer, avec l'attribution de droits par exemple, ou par des développements spécifiques entre collaborateurs. [...]

[...] Même si cette généralisation est inéluctable, les freins à son utilisation existent toujours. Par exemple la crainte de l'erreur est tellement forte que certaines personnes avouent agir avec une extrême prudence à l'avenir. Il y a aussi le problème de l'attente d'une clarification du cadre réglementaire afin de se rassurer sur les conditions de recours juridiques. Eventuels Solutions : Pour éviter certains inconvénients, il est possible de mettre en place ou d'effectuer certaines manipulations. L'entreprise doit faire des sauvegardes obligatoires sur plusieurs sites, ce qui lui évitera de perdre toutes ces données si un site de stockage ferme subitement. [...]