Les tableaux de bord de gestion - publié le 16/12/2009

Résumé du document

Définition

Un tableau de bord est un ensemble d'indicateurs, à un niveau suffisamment agrégé, à destination des responsables quel que soit leur niveau hiérarchique (directeurs et sous-directeurs d'administration centrale ; chefs de services déconcentrés ; etc.), en vue de leur permettre de connaître l'état d'avancement des programmes ou des orientations dont ils doivent assurer la mise en oeuvre et pour lesquels ils doivent atteindre un objectif spécifique. C'est un outil d'aide à la gestion, conçu pour analyser la performance (...)

Extraits

[...] Les points de vigilance - Les conditions de réussite. Veiller à construire le système de reporting en cohérence avec la segmentation des responsabilités telle qu'elle existe au sein de la structure concernée. Ne pas limiter le système d'information de gestion à la production de documents liés au reporting. Définir précisément les attentes, en termes d'information, de la personne qui va être destinataire des résultats et les réactualiser si les priorités changent. Quels outils pour quels besoins ? Veiller à l'implication forte des dirigeants dans l'analyse des réalisations rapportées dans les états de comptes rendus et la régularité de cette analyse. [...]

[...] • Les indicateurs de performance sont alors définis en fonction des objectifs à atteindre ; • Le suivi et l'analyse de ces réalisations, alimentés par les informations recueillies, permettent à la direction et aux gestionnaires de mettre en regard objectifs et réalisations pour mesurer l'efficacité : redéfinir et recentrer < number > Les indicateurs doivent respecter un certain nombre de critères • être lisibles, compréhensibles, clairs, immédiatement interprétables ; • être pertinents ; • être disponibles à un coût compatible avec les bénéfices attendus de leur usage ; • être fiables, précis, contrôlables ou «auditables»; • être disponibles au cours du temps dans les mêmes conditions ; < number > 5. Les points de vigilance. • Dans la mesure de la performance, l'un des points clés est le cheminement qui mène jusqu'au choix d'un indicateur : définition de la mission, de la stratégie, des objectifs, et enfin identification des indicateurs significatifs. • Il n'y a pas d'indicateurs en soi, pas plus qu'il n'y a de mesure ou d'analyse d'une performance en soi. [...]

[...] Les utilisations possibles. Cette démarche d'analyse et d'animation s'inscrit dans une double perspective : le reporting d'une part et de pilotage de l'activité d'autre part. Au titre du reporting un ensemble d'indicateurs consolidés et regroupés au sein de tableaux de bord permet : au niveau hiérarchique supérieur d'apprécier la performance des services sur tout ou partie de leurs activités; à l'ensemble des services de connaître les niveaux de réalisation (niveau d'atteinte des objectifs) des autres services équivalents ou concernés par ces informations afin de mutualiser les bonnes pratiques (benchmarking). [...]

[...] Comment faire ? Lors de la première remontée d'information, il est utile de : • valider ces informations et s'assurer de leur cohérence ; • comparer avec des structures équivalentes (benchmarcking) ; • procéder à un état des lieux et hiérarchiser les objectifs. < number > Il est en effet impossible de suivre simultanément un nombre trop important d'objectifs et d'indicateurs. Quand les objectifs sont arrêtés, il faut mettre en place une démarche spécifique en termes de communication. Doivent être connus par l'ensemble des agents qui concourent aux objectifs : • les objectifs et les indicateurs associés; • la situation initiale ; • les mesures prises dans le cadre de la démarche de contrôle de gestion ; • les échéances. [...]

[...] Les utilisations possibles. Le reporting et les états de comptes rendus permettent au niveau hiérarchique supérieur concerné et/ou à d'autres services aux problématiques de gestion proches : • de réaliser un suivi de synthèse, commun et partagé, des réalisations ; • de procéder à leur analyse ; • de coordonner les éventuelles actions correctives à entreprendre pour atteindre les objectifs visés; • de mesurer la performance. L'état de compte rendu constitue un support du dialogue de gestion entre les services (centres de responsabilité) et leur hiérarchie ou entre services à qui des objectifs de gestion similaires ont été fixés et qui ont des structures qui peuvent se prêter à la comparaison dans l'objectif de réaliser une analyse comparative (benchmarking). [...]