L’approbation des comptes dans les Sociétés A Responsabilité Limitée (SARL)

Résumé du document

A la clôture de chaque exercice, le gérant doit dresser les comptes annuels conformément aux dispositions de l'article L.232-1 du code de commerce. Ces comptes doivent être réguliers, sincères et donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise. En cas de non-respect de cette obligation, une peine d'emprisonnement de cinq ans au plus et une amende maximale de 375.000 euros sont prévus.

Dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice social, le gérant de la société doit convoquer les associés en assemblée générale ordinaire afin qu'ils puissent approuver les comptes de l'exercice écoulé. La plupart des sociétés ayant un exercice social qui coïncide avec l'année civile, c'est donc en juin que se tienne la majorité des assemblées générales ordinaires d'approbation des comptes.

La première étape de l'approbation des comptes est l'établissement des comptes annuels. C'est sûrement l'étape la plus importante, car ce sont les documents qui seront rédigés au cours cette étape qui vont permettre de passer aux étapes suivantes.

En effet, le gérant pour convoquer les associés en assemblée générale doit établir un certain nombre de documents qu'il devra leur remettre, il s'agit :
- des comptes annuels, c'est-à-dire le bilan, le compte de résultat et les annexes qui vont être déposés au greffe pour clôturer l'approbation des comptes, mais qui vont également être envoyés aux associés joints à leur convocation à l'assemblée générale afin que ceux-ci prennent connaissance de la situation de la société
- du rapport de gestion, c'est un document qui présente quelle a été la situation de la société durant l'exercice écoulé et qui reprend la proposition d'affectation du résultat faite par le gérant
- le rapport spécial, il s'agit d'un document qui reprend toutes les conventions qui ont été conclues entre un associé et la société
- le texte des résolutions dans lequel on trouve toutes les propositions du gérant, qu'il désire soumettre au vote des associés durant l'assemblée générale.

Extraits

[...] En cas de non-respect de cette obligation, une peine d'emprisonnement de cinq ans au plus et une amende maximale de 375.000 euros sont prévus. Dans les six mois qui suivent la clôture de l'exercice social, le gérant de la société doit convoquer les associés en assemblée générale ordinaire afin qu'ils puissent approuver les comptes de l'exercice écoulé. La plupart des sociétés ayant un exercice social qui coïncide avec l'année civile, c'est donc en juin que se tienne la majorité des assemblées générales ordinaires d'approbation des comptes. [...]

[...] Les informations portées dans ce document doivent donc être vraies et conformes à la réalité pour la bonne information des associés, mais il faut également ne pas trop donner de détails, car à l'issue de l'approbation des comptes, le rapport de gestion comme les autres documents seront déposés au greffe du tribunal de commerce et pourront ainsi être consultés par des sociétés concurrentes. Il faut donc trouver un juste milieu entre l'information des associés et les informations que l'on veut donner ou non à la concurrence. [...]

[...] On peut également comparer d'autres postes importants pour permettre aux associés de bien voir l'évolution des résultats de la société pendant l'exercice et on peut y expliquer les raisons d'un résultat déficitaire par exemple. Les perspectives d'avenir : on y précise les projets de la société, ses objectifs pour l'année suivante. Par exemple, si la société souhaite augmenter son chiffre d'affaires en ouvrant un nouveau magasin. Les événements survenus depuis la clôture de l'exercice : il faut préciser s'il y a eu un changement entre la situation de la société lors de la clôture des comptes et la situation de la société au jour de la rédaction du rapport. [...]

[...] En plus de cette lettre de convocation, un certain nombre de documents doivent être joints à cet envoi : - Le rapport de gestion - Les comptes annuels - Le texte des résolutions proposées - Le rapport du commissaire aux comptes s'il en existe un. Le rapport spécial peut également être joint à la convocation même si son envoi est facultatif, il est pourtant fortement conseillé afin de donner aux associés une exacte information sur ces conventions avant le vote. [...]

[...] - Le président de la séance soumet ensuite au vote des associés les résolutions qui étaient à l'ordre du jour. - Les associés peuvent approuver les comptes et le rapport de la gérance et dans ce cas, ils doivent donner au gérant quitus de sa gérance pour l'exercice, c'est-à-dire qu'il approuve sa gestion de la société pour l'exercice et le décharge de sa responsabilité pour l'accomplissement de son mandat. Mais les associés peuvent également décider de refuser d'approuver la gérance sans avoir à s'en justifier. [...]