Bonnes pratiques - Gestion de mails

Thèmes abordés

MAILS - MESSAGERIE - ENTREPRISES - LISTE DE DIFFUSION - INFORMATIONS - OUTLOOK - ASTUCES -

Résumé du document

Le guide de bonnes pratiques
pour gagner du temps et
optimiser sa communication par mail

Il est important de savoir réduire le nombre de mails et le temps passé à leur consultation et leur traitement pour de multiples raisons organisationnelles et donc pratiques.

Ce court dossier reprendra 11 bonnes pratiques utilisables en entreprises et diffusable également autour de soi pour de meilleurs échanges.

Extraits

[...] Si ce principe vaut dans la hiérarchisation des tâches, il s'applique aussi à la gestion des mails en entreprise. Vous ne devez donc répondre qu'aux mails importants en priorité et seulement lorsque ceux-ci nécessitent une réponse de votre part. Là encore, il est t inutile de répondre à tous (les destinataires) ; souvent seul l'émetteur est intéressé par votre réponse. En somme, ne répondez jamais par mail pour simplement remercier la personne qui vous a communiqué une information et si vous souhaitez tout de même le faire alors vérifiez au préalable la liste des personnes en copie et leur intérêt à visualiser votre réponse Utilisez une liste de diffusion Il est très facile de créer sur son programme de messagerie une liste de contacts homogènes qui permette de répertorier de façon plus claire et pratique une liste de noms de contacts professionnels (clients, fournisseurs . [...]

[...] Désabonnez-vous systématiquement ! Sur votre poste de travail professionnel, sauf cas exceptionnels et très limités, ne vous abonnez jamais aux différentes newsletters, lettres d'information et autres e-prospectus qui encombrent votre messagerie et ne sont pas ou plus en lien avec votre métier. Pensez donc également à faire le tri pour ce type de messages en vous référant notamment au nom de l'expéditeur. De toute façon, peu de chance que vous lisiez tous ces prospectus interminables et commerciaux auxquels vous vous êtes abonnés il y a des années, vous ne savez même plus pourquoi. [...]

[...] Cliquez sur le Calendrier à gauche de l'écran. Choisissez le jour et la plage horaire souhaités pour la réunion. Cliquez droit, sélectionnez Nouvelle demande de réunion et invitez les participants Signalez clairement l'objet de votre mail Clair, précis et explicite, l'objet du mail doit capter l'attention du destinataire. Précisez dans l'objet si c'est un mail pour action, pour information ou pour avis :le destinataire pourra ainsi le traiter plus facilement Soyez bref, concis et poli Pour être bien compris, utilisez des phrases courtes et synthétiques. [...]

[...] De plus, en cas de surabondance de mails, il y a un risque non négligeable de rater l'information essentielle étant noyée au milieu de l'accessoire voire de l'inutile. Pour ne pas penser qu'à soi, en entreprise, il convient également de traiter ses mails le plus rapidement possible et de gérer le contenu de sa messagerie régulièrement afin d'éviter le ralentissement des flux informatiques sur certaines périodes. D'autant plus que la maintenance qui découle de ce type de problèmes engendre un certain coût. SOMMAIRE A. POUR PRODUIRE MOINS DE MAILS 5 bonnes pratiques B. [...]

[...] la liste de diffusion. Dans le cas d'un appel d'offres vers l'ensemble de vos fournisseurs par exemple, vous n'avez plus qu'à insérer la liste de contacts FOURNISSEURS dans vos destinataires et vous gagnerez ainsi du temps. Autre avantage, cela vous permet de faire une demande envers l'intégralité des personnes concernées sans risque d'omission. Toutefois, il est possible que tous les membres de la liste de diffusion ne soient pas concernés par les mails en fonction de leur objet ; les listes de diffusion ne sont donc pas systématiques. [...]