L'expression écrite professionnelle

Thèmes abordés

Expression écrite professionnelle, courrier d'entreprise, note interne, communiqué de presse, publipostage, dossier de presse

Résumé du document

La civilisation de l'image, son apparition, son développement menaceraient selon certains la survie même du langage écrit. L'augmentation du nombre de journaux, de brochures, de dépliants, de courriers, de livres, contredit chaque jour davantage une telle affirmation.

Un message clair, complet et sans répétitions inutiles, est la clé d'une bonne transmission d'informations. Facile ? Pas si sûr. Bien écrire, c'est avant tout savoir exactement ce que l'on veut dire et utiliser les mots justes pour exprimer cette idée.

Rappelons quelques règles générales de l'expression écrite : choisir son vocabulaire en fonction du public auquel on s'adresse et de l'idée que l'on veut exprimer ; garder pour la construction de la phrase le modèle de la phrase type (sujet, verbe, complément) et respecter quatre principes :

- l'équilibre, grâce à la ponctuation.
- la symétrie et la progression, en répondant dans une deuxième proposition à l'appel formulé dans la première.
- la précision, par le choix des mots.
- la clarté, liée à la construction grammaticale même.

Extraits

[...] Une bonne structuration interne facilitera considérablement la lecture. Voici un exemple de plan classique : Un rapport doit être documenté. Insérez diagrammes, graphiques, illustrations en annexe. Ils appuient la démonstration, et améliorent le confort du lecteur (placés en annexes ces documents supplémentaires n'alourdissent pas le corps du texte). Le rapport reste tout aussi maniable et gagne en force de conviction. Pour une efficacité maximale, allez droit au but et argumentez. Le lecteur doit comprendre pourquoi telle position est adoptée, telle autre rejetée. [...]

[...] Les conseils à suivre sont les mêmes que ceux de l'expression écrite. Soyez d'autant plus vigilant dans la précision et la justesse des termes que l'ambiguïté, créée par une mauvaise information, peut être catastrophique pour l'entreprise. Ne jamais oublier quatre précisions indispensables : La date à laquelle la note est diffusée. Les noms des destinataires principaux (pour action) ou secondaires (pour information). Le nombre d'exemplaires. La provenance de cette note : le service et le nom de son auteur (avec lequel il sera possible de prendre contact en cas de besoin). [...]

[...] - Signer lisiblement d'une couleur différente de la lettre. Donner à votre fonction un titre qui rassure. - Utiliser une date limite pour la réponse. - Ajouter un post-scriptum avec un rappel du sujet et de l'offre qui incite à l'urgence. Le dépliant doit impérativement : - Rappeler les avantages du produit. - Montrer le produit en situation d'utilisation (caractéristiques techniques, témoignages, coupures de presse, etc . ) Le coupon-retour est souvent lu en premier. Il comporte le prix, le choix du lecteur, l'adresse pré-imprimée. [...]

[...] - Soignez les articulations : mots de liaison et ponctuation. - Eliminez les incorrections : néologismes (inventions de mots), solécismes (fautes de syntaxe), barbarismes (altérations du sens d'un mot), paronymes (mots qui ressemblent à d'autres dans leur prononciation), pléonasmes (répétitions inutiles). - Allégez les phrases : évitez ; remplacez les subordonnées par un adjectif, un nom ou un verbe à l'infinitif ; employez des verbes conjugués plutôt qu'au participe présent ou au gérondif. RECOMMANDATIONS - Faites des phrases courtes à 3 lignes maximum) ; mais sachez aussi varier le rythme. [...]

[...] - Donner une information par phrase et une idée par paragraphe. - Ecrire un texte court. - Rédiger uniquement au recto d'une feuille. - Respecter les normes journalistiques : un feuillet = 25 lignes de 60 signes (espaces et caractères) chacune, double interlignage. - Décoder tous les sigles. - Pour les dates, indiquer d'abord le jour : mercredi 16 septembre». - Donner un titre, sans faire de chapeau. - Ecrire avec des phrases courtes. Utiliser des verbes forts (supprimer les verbes «être» et «avoir»). [...]