Les principes de base pour une bonne conduite de réunion

Thèmes abordés

Principes, base, bonne, conduite, réunion

Résumé du document

La réunion est le vecteur privilégié de communication des organisations. Les entreprises usent et abusent des réunions, tant et si bien que l'on a le sentiment qu'elles sont atteintes de « réunionite aigüe ». Les participants de ces réunions ont souvent le sentiment de ne pas savoir « ce qu'ils font là » et au sortir de la réunion, que celle-ci n'a servi à rien.
Nous allons exposer quelques principes visant à expliciter comment recueillir et utiliser les informations, comment résoudre les problèmes de façon optimale. Il n'y a pas de méthodologie absolue mais des principes de base à respecter.
Tout d'abord, une réunion doit rassembler des personnes que l'on considère a priori capables d'apporter une contribution pour la résolution d'un problème donné. Ces personnes doivent avoir une motivation commune, qui est généralement la résolution d'une problématique. Elles doivent être coordonnées par un animateur.

Extraits

[...] La réunion peut également être un moyen de manipuler son équipe ou être simplement une réunion pour la forme dans laquelle le groupe fait semblant de participer à la prise de décision. Le manager peut avoir déjà tranché le problème avant de convoquer la réunion ou il peut user de sa position hiérarchique en prenant en dernier ressort une décision opposée à l'alternative privilégiée par le groupe. Dès lors que le manager estime qu'il est opportun de provoquer une réunion et que l'objectif de celle-ci a été déterminée, il convient dès lors de réfléchir sur la composition du groupe et le nombre optimal de participant. [...]

[...] Ceci a pour objet d'éviter le sentiment fréquent de réunions dont on a l'impression qu'elles n'ont aucun intérêt si ce n'est de s'assoir autour d'une table pour se dire bonjour. La perception de la finalité de la réunion est en effet déterminante de l'engagement des participants dans la réussite de la réunion. Si les participants se présentent à la réunion en s'interrogeant toujours sur le but de la réunion et l'intérêt de leur présence, c'est que la réunion a été mal préparée. La réunion est provoquée par le manager dès lors qu'il est persuadé de la supériorité présumée d'un groupe dans l'apport d'une solution à une problématique qu'il rencontre. [...]

[...] Cette technique est utilisée pour débloquer une situation. Elle consiste à analyser le sens d'une intervention au niveau du vécu du groupe, c'est à dire de ce qui se passe ici et maintenant entre les participants, au niveau affectif. Ces techniques remplissent plusieurs fonctions et tout d'abord à faciliter la progression du groupe dans la discussion notamment par la synthèse intermédiaire. L'animateur doit s'assurer que le plan d'intervention est respecté, s'assurer que les synthèses provisoires sont comprises. Il doit favoriser la participation de tous les membres notamment par un appel direct à la participation des membres les plus silencieux. [...]

[...] Exploiter immédiatement toute proposition positive Ne pas s'imposer au groupe Ne pas provoquer le groupe Schématiquement, la réunion pourrait se présenter ainsi : 1 Faits – De quoi s'agit-il ? Introduction où l'on expose et défini la problématique à résoudre Idées – Qu'en pensez vous ? Discussion et formulation des idées. Analyse et exposition des critères de choix. Où en est t on ? Structurer le débat, effectuer des synthèses intermédiaires. Exposer les points d'accord et de désaccord Actes – Que fait on ? [...]

[...] Le rôle de l'animateur doit être neutre. Il reformule les propos des participants ce qui facilite la compréhension des participants, oblige à écouter les idées émises et stimule l'interaction. Les synthèses intermédiaires. Cette technique suppose que l'animateur ait une aptitude à la synthèse et qu'il sache repérer les cheminements de pensée. L'animateur effectue des synthèses provisoires qui permettent de rendre compte de l'avancé du débat et des positions prises par chacun. Le renvoi en miroir. Le manager renvoie à l'auditoire les questions qui lui ont été posées afin de recueillir le sentiment des participants. [...]