Les techniques et outils du manageur pour la conduite de réunion

Thèmes abordés

Techniques et outils du manager, conduite de réunion, ordre du jour, participants, intervention

Résumé du document

L'animateur informe les participants de décisions qui ont déjà été prises. Ces derniers peuvent poser des questions pour mieux comprendre, mais ne pas remettre en cause les choix qui ont été faits.
Les participants vont être amenés à prendre des décisions. Ils vont donc examiner les éléments qui vont les aider dans leur choix et débattre de plusieurs options

Extraits

[...] III - Le rôle de l'animateur d'une réunion Faire en sorte : - Que le groupe garde une certaine cohésion - Que les éventuels désaccords soient sources de richesse et donnent lieu à un débat plutôt que de se transformer en conflits - Que le groupe se concentre sur le travail à accomplir ou l'objet à traiter - Que chacun se sente valorisé et autorisé à s'exprimer - Qu'il n'y ait pas de tensions - Qu'aucun clan ne se forme - Que tous les points à l'ordre du jour soient traités - Que toutes les décisions soient prises si c'était l'objectif - Que les délais soient tenus et que le temps prévu pour la réunion soit respecté IV - Le comportement que doit adopter l'animateur d'une réunion - être assertif - utiliser la reformulation pour relancer le débat - faire des synthèses partielles - privilégier les faits plutôt que les opinions - ne pas hésiter à exprimer ses sentiments en les reconnaissant comme les siens, sans les projeter sur les autres - éviter les jugements hâtifs, et même les jugements en général - susciter la participation de tous - avoir de l'empathie - ne pas se mettre en avant - ne pas utiliser son statut ni sa position hiérarchique pour se faire entendre - réagir de façon réfléchie - accepter les idées de tous - ne pas profiter de son rôle d'animateur pour monopoliser la parole - ne pas hésiter à proposer un tour de table sur un sujet ou une question donnée, afin d'inciter tout le monde à s'exprimer - ne pas parler à la place des autres - ne pas porter de jugements sur les idées exprimées par les autres - ne pas déformer les propos qui viennent d'être tenus - utiliser le questionnement pour pousser les participants à aller plus loin, mais sans transformer la réunion en interrogatoire. - Utiliser l'humour pour détendre l'atmosphère, tout en évitant les dérapages et l'humour déplacé. V - Comment gérer les personnalités des participants ? Remarque : un même participant peut appartenir à plusieurs profils à la fois. [...]

[...] Prévoir les conditions matérielles Faut-il prévoir des tables ou seulement des chaises ? Quelle disposition des tables ? Faut-il placer les participants ? (dans ce cas, il faudra prévoir des étiquettes avec le nom des personnes à placer). Faut-il fournir des feuilles et stylos aux participants pour leur permettre de noter ? Quels seront les supports de présentation : tableau, paperboard, rétroprojecteur, vidéo-projecteur ? La réunion sera-t-elle enregistrée ou filmée ? Faut-il prévoir un micro s'il il y a beaucoup de participants ou si l'acoustique est mauvaise ? [...]

[...] Qui prendra des notes pour rédiger le compte rendu ? Régler les questions matérielles Il faut réserver la salle, commander les rafraîchissements, préparer le matériel, faire les photocopies Préparer votre propre intervention N'hésitez pas à rédiger les phrases que vous allez prononcer, ni même à vous entraîner devant un miroir. Réfléchissez aux participants qui risqueraient de faire obstacle au bon déroulement de la réunion. Prévoyez ce qu'ils risquent de dire et préparez vos réponses. II - Le déroulement de la réunion Ouvrir la réunion Présenter les participants, excuser les absents, rappeler l'ordre du jour et les durées prévues pour chaque étape Traiter les uns après les autres les points à l'ordre du jour Traiter les points définis en faisant attention au respect du temps Prendre les décisions Décider des actions à mener après l'énonciation aux membres de l'équipe. [...]

[...] Inscrire le nom d'un participant en face de chaque point à l'ordre du jour : c'est celui à qui vous donnerez la parole en premier. Inviter les participants Il faut leur communiquer non seulement la date et l'heure, mais aussi la durée et les points de l'ordre du jour. Leur envoyer les documents qui pourraient leur permettre de prendre connaissance des informations préalables. Bien avertir les participants qui auront à prendre la parole : leur communiquer les sujets qu'ils devront aborder et le temps dont ils disposeront. Selon le type de réunion, leur donner éventuellement la possibilité d'ajouter des points à l'ordre du jour. [...]

[...] Chapitre 9 : Les techniques et outils du manageur Sous chapitre 1 : La conduite de réunion introduction Il existe 4 grandes catégories de réunions : de la plus directive et plus structurée à la moins directive et moins structurée. I - La préparation de la réunion Définir les objectifs et le type de réunion Cette réunion est-elle bien nécessaire ou le problème peut-il être résolu autrement ? Quels seront les points à traiter ? Y aura-t-il des décisions à prendre et lesquelles ? [...]