Document pédagogique : améliorer l'efficacité des réunions

Résumé du document

La tâche la plus dure : le traitement de l'information dans les entreprises.

Un énorme problème d'efficacité dans la conduite des réunions :

- La plupart des décisions (60 à 80 %) sont prises au cours de réunions ;
- Un cadre passe en moyenne un quart de sa semaine en réunion ;
- Les réunions sont de plus en plus fréquentes ;
- Plus de la moitié des milliards d'heures consacrées aux réunions, sont gaspillées et perçues comme non efficaces.

Les trois objectifs de ce cours de formation :

- Prendre conscience et comprendre l'importance de réussir les réunions ;
- Prendre connaissance et apprendre à les préparer et les organiser ;
- Conduire des réunions efficaces.

Extraits

[...] Parmi les 1.305 problèmes Le constat Ces défauts donnent de la pratique des réunions une image de désorganisation, de manque de planification, et d'incohérence, mais surtout elle coûtent cher en temps, en délais, en erreurs et en désorganisation. Ces défauts coûtent cher Le NON RESPECT Des règles . La difficulté essentielle des réunions n'est pas que les participants n'arrivent pas à s'entendre pour une raison psychologique quelconque, c'est plutôt, qu'ils ne connaissent pas ou ne respectent pas des règles de procédure très simple dans la préparation et la tenue des séances. [...]

[...] Dans les réunions, c'est pareil. Les experts de l'entreprise ce sont les gens de l'entreprise. Le constat  L'orchestre, arrive au concert en connaissant les règles, les partitions, et le style des œuvres qui seront jouées. Dans les réunions, cela doit être pareil  L'orchestre connaît le tempo et les différentes musiques du récital. Dans les réunions, cela doit être pareil  L'orchestre suit avec une vigilance attentive la direction du chef d'orchestre. Dans les réunions le chef d'orchestre c'est l'animateur Une réunion doit être harmonieuse Le constat Organiser des réunions efficaces Une bonne préparation Une bonne préparation (cf orchestre, sportifs etc ) est une des conditions pour organiser une réunion efficace. [...]

[...] page suivante Organiser des réunions efficaces INFORMER Faire savoir, faits, chiffres, caractéristiques EXPLIQUER Faire comprendre, arguments rationnels techniques « ça » SENSIBILISER Faire prendre conscience, besoins, intérêts, motivations, « vôtre » RESPONSABILISER Rendre responsable Enjeux, exigence commune, sens de l'équipe « vous » PERSUADER Faire adhérer Valeurs, désirs, dynamique de groupe « nous » ENTRAÏNER A L'ACTION Faire agir Impliquer sur les résultats aider et donner l'exemple « Je + nous » Pensée stratégiques Approche pédagogique et persuasive du communicant et du manager Pensée technique Approche didactique de l'expert, cours magistral Objectifs, intentions Dire Mobiliser Organiser des réunions efficaces 1. RÉUNIONS DE TRAVAIL Réunion ad hoc Réunions de service Réunions de commission 2. RÉUNIONS D'INFORMATION - Les 6 intentions 3. RÉUNIONS DE PRISE DE DÉCISION, (ou de planification) Matrices, grilles de décision, vote(s) 4. RÉUNIONS DE RÉSOLUTION DE PROBLÈME, (quantifiable) Groupes de travail, cercles de qualité 5. [...]

[...] Énumérer les actions à entreprendre, les faire noter par le rapporteur et en distribuer une copie à tous les participants pour le suivi de la réunion. Quand les réunions se terminent dans les temps, on voit leur efficacité s'accroître et l'on peut traiter tous les points à l'ordre du jour dans le temps imparti. [...]

[...] Inclure ce point dans l'avis de convocation pour que tous les participants en prennent connaissance Déterminer à l'avance comment les accords et les résultats seront enregistrés. Établir un mécanisme de suivi qui permettra de surveiller la phase de mise en œuvre de la décision. Décider s'il convient d'évaluer le processus de la réunion, à l'aide de quelles méthodes, pendant ou après la séance. Si oui, désigner quelqu'un pour le faire. Élaborer un discours d'introduction détaillé et complet et l'étudier attentivement. [...]