Méthode d'élaboration d'une procédure au sein d'une entreprise

Résumé du document

Ce document vous donne une piste pour pouvoir réaliser des documents de qualité en 4 étapes (Il peut être utilisé lors de la mise en oeuvre d'un système (création de procédures et divers documents) mais aussi, au quotidien, pour créer une nouvelle procédure ou en modifier une existante).

Extraits

[...] Il est possible que la personne interviewée ne comprenne pas le sens des questions ou leur objectif, il faut alors reformuler la question jusqu'à obtenir la réponse à la question posée, mais sans l'orienter. La réponse doit refléter la pratique de l'entreprise et non pas ce qu'il serait souhaitable de faire. La prise de notes est très importante car la mémoire n'est pas infaillible et il faut pouvoir retranscrire ce qui a été dit sans le déformer. Les notes vont permettre de compléter le document qui a été préparé. Rédaction : Dans un premier temps, il s'agit de trier les notes qui ont été prises. [...]

[...] Méthode d'élaboration d'une procédure Recherche, planification : Dans un premier temps, il vous faut collecter les informations nécessaires sur Internet, faire des recherches sur le sujet. En effet, il s'agit de rechercher des généralités sur le sujet à traiter, tout ce qui relève de la réglementation et/ou du bon sens. Grâce à cela, le plan de la procédure peut être défini en termes de chapitres, sous chapitres . et ce, en fonction des obligations des normes applicables comme l'ISO 9001 en ce qui concerne la gestion documentaire ou l'OHSAS 18001 pour ce qui est des obligations relatives à la sécurité. [...]

[...] Il faut alors s'adapter aux habitudes de l'entreprise en termes de rédaction. Certaines personnes vont préférer les schémas ou logigrammes alors que d'autres préfèrent l'aspect littéraire d'un document avec des phrases. Cela se décide en fonction du type de document à rédiger, des personnes à qui le document est destiné et du sujet du document. Corrections, vérification : Dans un premier temps, le document est relu par quelqu'un qui connaît l'activité (éventuellement, la personne interviewée précédemment) et les premières corrections sont effectuées à travers des discussions. [...]

[...] Une fois signé, cela devient un document applicable. Difficultés à prévoir : Rédaction : Attention de bien prendre en compte la destination de chaque document. En effet, selon la ou les personnes à qui il est destiné, le document peut prendre des formes aussi diverses que variées. Il peut s'agir d'un document texte, de logigrammes, de dessins, de consignes . Il faut donc toujours montrer une esquisse du document aux utilisateurs afin de voir s'ils comprennent ou non le document, s'il est adapté et prendre l'ensemble des remarques en considération. [...]