Audit des Achats

Résumé du document

Audit des Achats, cours de 52 pages



« MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE », mieux acheter suppose une parfaite maîtrise du processus d'approvisionnement par l'entreprise afin de disposer de la meilleure matière première et/ou marchandises résultante d'une sélection antérieure des fournisseurs.





1. Rôle de la fonction achats

2. Aspect comptable

3. Audit du cycle achats fournisseurs

o Contrôle interne des achats

Questionnaire type du circuit des achats

Description du circuit des achats

Contrôle des phases du cycle achats

Evaluation du système des achats

recommandations

4. Audit du compte fournisseurs et comptes rattaches

Objectif d audit du compte

Les contrôles à effectuer sur les comptes fournisseurs

Exemple

5. Cas pratique

Extraits

[...] quand passer la commande ? quelle quantité faut-il commander ? à quel fournisseur doit-on s'adresser ? 2. Organisation correspondant à ces objectifs Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation satisfaisante : une demande d'achat est établie par les services utilisateurs et transmise au service "Achats", un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires standards et prénumérotés, à partir des demandes d'achat par le service "Achats", les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception, de stockage, d'expédition, de tenue de l'inventaire permanent, de l'enregistrement comptable et du règlement des factures, les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un montant maximum autorisé est défini, les quantités à commander sont déterminées en fonction des besoins de l'entreprise. [...]

[...] Autorisation des commandes. Réception des marchandises et services. Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services reçus avec les commandes. Comparaison bon de réception/commande/facture. Imputation comptable. Vérification de l'imputation comptable. Contrôle des factures. [...]

[...] Les factures comptabilisées portent la référence de l'enregistrement afin d'éviter les doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention "payé" pour éviter un double usage et portent la référence du paiement. IV- Audit du compte fournisseurs et comptes rattachés 1. Objectifs Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent à des dettes réelles dues aux fournisseurs ou autres créditeurs de l'entreprise. Toutes les dettes fournisseurs à la clôture sont comptabilisées au bilan Les comptes fournisseurs et comptes rattachés reflètent les sommes dues à la date de clôture 2. [...]

[...] Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble des réclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent faire l'objet d'un contrôle constant et plus particulièrement à l'occasion de l'établissement des comptes de fin d'exercice, en cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux modalités de règlement, si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en place pour qu'elles viennent en déduction du règlement définitif, si les ristournes constituent une habitude de la profession (grands magasins par exemple), une procédure particulière doit être mise en oeuvre pour les suivre. [...]

[...] II- Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reçus) Objectifs du contrôle interne Il faut en ce domaine garantir que : les délais de livraison prévus sont respectés, les livraisons (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s'ils correspondent à une demande, les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande. Organisation correspondante Les éléments suivants constituent, en général, les bases d'une organisation satisfaisante : un bon d'entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est particulièrement utile que ces bons soient pré numérotés. Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de réception. On pourra même admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison du fournisseur, mais à la condition que celui-ci soit numéroté dès son arrivée. [...]