Construire le Système Documentaire de son Entreprise

Résumé du document

Cette formation a pour objectif d'aider toute personne en charge de la mise en oeuvre de documents qualités dans son Entreprise.

Extraits

[...] Les responsabilités quant à l'approbation des documents internes doivent donc être attribuées puis respectées. Pour la diffusion, l'Entreprise peut faire le choix de diffuser les documents à tous les membre de l'Entreprise ou aux seules personnes concernées par les dits documents. Quelle que soit la formule retenue, il faut s'assurer que les destinataires disposent des documents en vigueur (signature de la liste de diffusion par le(s) destinataire(s) lors de la remise du document) La maîtrise du système documentaire 3.1 Les règles de gestion du système documentaire : La conservation et l'archivage : Toute la documentation, qu'elle soit sous forme papier, sur support informatique ou autre, est disponible dans un endroit identifié et d'accès facile. [...]

[...] Le Plan Qualité est un document qui décrit donc des dispositions spécifiques pour une Entreprise. L'importance, la complexité du produit, la nouveauté de ce produit ou encore des problèmes relatifs à la sécurité peuvent exiger un document particulier, le Plan Qualité qui vient ainsi compléter le Manuel Qualité Composition du système documentaire 2.3 Les documents externes : Introduction : Définition de la documentation externe : documentation créée par des entités externes à la Société (Clients, Etat, Organisme de normalisation). Elle est applicable dans le cadre des activités de l'entreprise et le système qualité y fait référence. [...]

[...] Elles présentent les fonctionnalités suivantes : Classement des documents selon un sommaire structuré, Accès à tous les documents pour toutes les fonctions ou accès limité, Recherche d'un document par mot clef, Gestion des interdépendances entre les documents, Identification des fonctions dans le Magasin concernées par un document, Identification des documents concernant chaque fonction, Archivage manuel ou automatique selon une date définie ou par défaut lorsqu'une nouvelle version est mise en application et abroge la précédente La maîtrise du système documentaire 3.2 La gestion informatique du système documentaire : L'utilisation d'un tel outil rend plus aisée la gestion documentaire mais présente également deux types de contraintes : La nécessité d'une formation à l'utilisation de cet outil pour l'ensemble du personnel et d'une formation plus complète encore pour les personnes qui seront responsables des droits d'accès et de modification, La mise en œuvre de moyens permettant de pallier la perte ou l'altération des données informatiques et de maîtriser les supports de données informatiques (prévention et détection de virus, sauvegardes périodiques et préservation sécurisée de ces sauvegardes, restaurations, protection physique de l'environnement, protection de l'accès physique aux locaux, protection de l'accès aux fonctions du système par des techniques d'identification) 4 Utilité d'un système documentaire efficace : Les atouts pour l'Entreprise : Maîtrise des canaux de communication : meilleure connaissance de l'ensemble de la documentation détenue, de l'endroit où elle est accessible, Formation par l'utilisation de documents communs, Pérennisation et maîtrise des techniques, Démonstration de la maîtrise du niveau de qualité dans le temps, Outil d'encadrement, Outil d'amélioration, Outil d'évaluation et de mesure de l'efficacité du système qualité mis en place, Capacité à apporter des preuves, Moyen d'éviter les dysfonctionnements et les initiatives incontrôlées Conclusion : La rédaction des Procédures source d'amélioration pour l'entreprise car : Elle permet une meilleure compréhension du Processus. Le fait d'écrire facilite un raisonnement rationnel scientifique. Elle permet de fixer des points de contrôle afin de fournir aux Clients des produits, services et prestations conformes. Elle permet de réduire les risques liés aux événements inopinés. Elle constitue une aide mémoire particulièrement utile lorsque l'on a mis en place la polyvalence en Entreprise. [...]

[...] L'Instruction de travail est un moyen au service de la polyvalence. Elle s'inscrit dans la logique de l'organisation apprenante et doit faciliter la mise en place d'équipes autonomes de travail. Les données et gammes de fabrication décrivent les modes opératoires, c'est-à-dire qu'elles indiquent les temps, la durée allouée à chaque opération ainsi que les composants utilisés. Ces données permettent de calculer les prix de revient et d'assurer la gestion des stocks Composition du système documentaire 2.2 Les documents qualité : Les Enregistrements portent soit sur le produit ou le processus, soit sur le système qualité. [...]

[...] Comment définir ce qu'on doit maîtriser? L'exigence de documentation est commandée par la nécessité d'établir une communication d'intention, une cohérence des objectifs et des résultats consignés par écrit. Il ne convient pas que la production d'une documentation soit un exercice de complaisance mais au contraire une activité créatrice de valeur Composition du système documentaire 2.1 Que doit-on maîtriser? Comment définir ce qu'on doit maîtriser? Chaque Magasin est un cas particulier et c'est à lui de définir son système documentaire c'est-à-dire identifier les données, documents et enregistrements qui le constituent. [...]